Ventajas y desventajas de los eventos virtuales

Los eventos virtuales han logrado que las organizaciones activen una gran parte de su calendario de eventos y proponen múltiples beneficios para el futuro del sector.

Durante la crisis internacional provocada por la pandemia, innumerables empresas y consultoras comenzaron a brindar sus servicios y conocimientos para que sus clientes puedan adaptarse a nuevos entornos, pero las preguntas son: ¿Los eventos virtuales reemplazaron a los eventos físicos? y, ¿Cuáles son sus principales ventajas y desventajas a la hora de organizar la comunicación con nuestros clientes?

Ventajas y desventajas de los eventos virtuales

A continuación encontrarás un resumen de algunas ventajas y desventajas de este tipo de eventos, y también la alternativa de su combinación:

Ventajas de un evento virtual

➛ Los eventos virtuales se llevan a cabo completamente en línea y no requieren que los participantes estén físicamente presentes en un lugar determinado. Estos suelen ser en vivo, pero también pueden ser pregrabados.

➛ Se reduce el costo relacionado con el modo presencial. Al evitar desplazamientos resulta más rentable económicamente, y también es un ahorro de tiempo para los asistentes.

➛ Transmiten un concepto sobre el producto o servicio relacionado con la innovación y la actualidad.

➛ Permiten incrementar el público y su participación gracias a la interactividad en tiempo real. Los eventos virtuales eliminan distancias y posibilitan la conexión con personas de cualquier parte del mundo.

➛ Brindan una experiencia virtual que le permite al visitante vivir una nueva forma de acercamiento a la marca. La creación de un avatar le permite al participante sentirse inmerso en la realidad virtual y facilita el encuentro con otros visitantes.

➛ Se pueden documentar y formar parte del contenido de nuestras redes sociales durante el tiempo deseado.

➛ Los participantes pueden acceder a información más detallada sobre tus productos y servicios. Muchas plataformas ofrecen una web personalizada con toda la información de la empresa, las biografías de los ponentes y la posibilidad de descargar contenidos como presentaciones, fichas técnicas, vídeos, etc.

➛ Admiten el uso de dinámicas de juego y participativas que hacen del evento una experiencia más completa mediante actividades como concursos y la posibilidad de ganar premios.

➛ Permiten diferentes tipos de eventos al mismo tiempo, tales como: mesas redondas interactivas, charlas y presentaciones con expertos en tiempo real, áreas de exhibición y stands, talleres de capacitación, entre otros.

➛ Brindan acceso a las estadísticas del evento a través de informes financieros, encuestas y participación del público que te permitirán medir los resultados en tiempo real.

Los participantes pueden unirse a través de sus dispositivos electrónicos y participar en la interacción en tiempo real, que puede incluir chat en vivo, encuestas, preguntas y respuestas, y otras formas de interacción en línea.

Desventajas de un evento virtual

➛ Requieren de un equipamiento básico y conocimientos tecnológicos intermedios que no todos nuestros clientes poseen. En el caso del personal de la organización, se necesitará planificar un plan de capacitación adicional.

➛ La falta de interacción social entre los participantes puede producir un efecto negativo en las relaciones interpersonales, lo que impactará en la formación de redes de trabajo. La comunicación multidireccional es muy importante para generar un compromiso y fomentar la participación.

➛ Los eventos virtuales no pueden brindar las mismas experiencias sensoriales que los eventos en persona, como el tacto, el olor y el sabor.

➛ No es posible tener el control del ambiente. La concentración de la audiencia está en constante peligro y es necesario realizar acciones para concitar la atención de forma constante.

➛ Es más difícil conseguir patrocinios que en los eventos presenciales.

Eventos híbridos

➛ Los eventos híbridos eventos combinan elementos virtuales y presenciales. Los participantes pueden optar por asistir en persona a un lugar determinado, o pueden unirse en línea a través de un enlace virtual.

➛ La interacción en vivo se puede transmitir en línea para que los participantes virtuales puedan participar en tiempo real.

➛ Este tipo de evento suele requerir una tecnología sofisticada para garantizar que tanto los participantes en persona como los virtuales tengan la misma experiencia.

➛ Los eventos híbridos aprovechan las ventajas de los eventos virtuales y los físicos.

Este tipo de formato combina la modalidad presencial con la virtual, ya que incluye cualquier reunión o evento con al menos un grupo de participantes presentes que se conectan digitalmente con los participantes en otra o varias ubicaciones.

Ventajas de los eventos híbridos

➛ Llegan a mayor cantidad de públicos (presencial + virtual).

➛ Permiten que los participantes participen solos o en pequeños grupos.

➛ Proporcionan nuevos contenidos y comunicación.

➛ Conectan múltiples eventos que ocurren al mismo tiempo o en diferentes momentos o lugares.

➛ Aumentan el alcance de los mensajes mediante la reutilización del contenido del evento.

Esta opción permite sumarle al evento físico algunas herramientas como las aplicaciones, las presentaciones online, webcasts, redes sociales, chats, vídeos, streaming, etc. De esta manera, una vez que el evento termine de forma física sigue activo de forma virtual.

Desventajas de los eventos híbridos

➛ Es difícil crear una experiencia uniforme tanto para los asistentes en persona como para los virtuales. Los organizadores del evento deben asegurarse de que ambos grupos de asistentes tengan una experiencia similar para evitar la exclusión de un grupo de asistentes.

➛ Los eventos híbridos pueden ser más complicados debido a la necesidad de integrar sistemas y tecnologías diferentes. Es por esto que en algunas ocasiones es posible que existan problemas técnicos imprevistos que afecten la calidad del evento y la experiencia de los asistentes.

➛ Pueden ser más costosos de producir que los eventos en persona o virtuales, debido a la necesidad de equipos y personal adicionales para asegurar que ambos componentes funcionen correctamente.

➛ Aunque los eventos híbridos permiten una mayor accesibilidad y alcance, pueden carecer de la misma interacción personal que los eventos presenciales.

➛ Los patrocinadores pueden tener menos exposición durante un evento híbrido en comparación con un evento en persona debido a la menor cantidad de personas en la ubicación del evento

Los eventos híbridos permiten generar nuevos tipos de experiencias, incrementan las herramientas de entrega de contenido y mejoran la tasa de participación.