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Lanza una rueda de negocios en dos semanas: Guía para aprovechar tiempo y recursos
- Daniela Sánchez Silva
- 15 feb 2020
- 45 Min. de lectura
Actualizado: 20 feb
Organiza una rueda de negocios en solo dos semanas, maximizando tu tiempo y recursos de manera efectiva.
Las ruedas de negocios son eventos clave para conectar a empresas, emprendedores y profesionales de distintos sectores. No solo facilitan el networking, sino que también abren puertas a oportunidades valiosas de colaboración, financiamiento y expansión de mercados. Mediante conversaciones directas y enfocadas, los participantes pueden formar alianzas estratégicas que impulsen el crecimiento de sus negocios.
Aunque organizar una rueda de negocios en un tiempo limitado puede parecer un reto, con una planificación detallada y un enfoque estratégico, es completamente posible llevar a cabo un evento exitoso. La clave radica en optimizar cada recurso disponible y gestionar el tiempo de manera eficiente, asegurando que todas las acciones estén alineadas con los objetivos propuestos.
En este artículo, te guiaré paso a paso para organizar una rueda de negocios en solo dos semanas. Desde la definición de los objetivos hasta la ejecución final, cada sección está pensada para ayudarte a aprovechar al máximo tus recursos y garantizar que tu evento sea un éxito tanto para ti como para los participantes.
Además, compartiré contigo recomendaciones sobre cómo hacer un seguimiento efectivo y evaluar el impacto del encuentro, con el fin de continuar generando valor a largo plazo.
Tabla de contenidos
Propósito del evento Resultados esperados Definición de metas específicas y medibles |
Identificar el público objetivo Perfil de los participantes Necesidades del público Crear una lista preliminar de posibles invitados |
Elegir la fecha y lugar del evento Establecer un sistema de registro Definir el formato de la rueda de negocios Formatos Cómo seleccionar el formato adecuado Servicios de catering |
Invitar a empresas y contactos relevantes Personalización Utilizar redes profesionales Colaborar con asociaciones Seguimiento |
Canales de comunicación para atraer participantes |
Creación de material promocional efectivo Folletos Vídeos cortos Presentaciones Otros materiales promocionales |
Detalles logísticos de última hora |
Herramientas necesarias para el día del evento Software de gestión de eventos Aplicaciones de networking Herramientas de comunicación Herramientas de evaluación y feedback Herramientas técnicas |
Ejecución de la rueda de negocios Facilitar las reuniones de networking |
Técnicas para maximizar la interacción Dinámicas de grupo Horarios flexibles Utilización de tecnología Moderadores y facilitadores Seguimiento post-evento |
Encuestas Análisis de resultados Reuniones de evaluación interna Focus groups Redes sociales y comentarios públicos Seguimiento personalizado |
Pasos para mantener el contacto con los participantes 1. Email de agradecimiento 2. Intercambio de materiales 3. Redes sociales 4. Invitaciones a futuras iniciativas 5. Encuestas de seguimiento 6. Newsletter regular 7. Seguimiento personalizado |
Resumen de claves para un evento exitoso Consejos finales para futuras ruedas de negocios |
Importancia de las ruedas de negocios
Las ruedas de negocios son un formato ideal para fomentar el intercambio de ideas y la creación de sinergias entre distintas empresas. A continuación, se destacan algunas razones que subrayan su importancia:
Permiten a los asistentes establecer relaciones comerciales valiosas, que pueden llevar a futuras colaboraciones y alianzas estratégicas.
Las ruedas de negocios son una excelente manera de generar oportunidades de negocio, ya que los participantes pueden encontrar potenciales clientes y socios.
Estos eventos suelen incluir charlas y paneles que brindan información actual sobre tendencias del mercado y mejores prácticas.
Participar o patrocinar una rueda de negocios puede aumentar la visibilidad de una empresa y posicionarla como un líder en su sector.
Los asistentes pueden mejorar sus habilidades de comunicación y negociación al interactuar con otros profesionales del sector.
Una rueda de negocios es un evento donde empresas y profesionales se reúnen para establecer contactos, generar alianzas y explorar oportunidades comerciales a través de reuniones breves y estructuradas.
Semana 1
Definición de objetivos
La planificación de una rueda de negocios comienza con un paso crítico: establecer metas claras y bien definidas. Sin un propósito claro, el evento puede carecer de dirección y efectividad, lo que puede resultar en una experiencia insatisfactoria tanto para los organizadores como para los participantes.
Propósito del evento
Antes de cualquier otra cosa, es esencial identificar el propósito principal de la rueda de negocios. Esto implica preguntarte:
¿Cuál es el objetivo principal? ¿Estás buscando generar leads, establecer alianzas estratégicas, compartir conocimientos o promover un producto o servicio específico?
- Generar leads: Si el objetivo es atraer nuevos clientes, la rueda de negocios debe estar diseñada para facilitar el contacto directo entre los vendedores y potenciales compradores. Esto podría implicar la inclusión de sesiones específicas donde los vendedores presenten sus ofertas o un sistema de emparejamiento que priorice las reuniones con prospectos calificados.
- Establecer alianzas: Si la intención es crear colaboraciones entre empresas, es importante seleccionar participantes que busquen sinergias. El evento puede incluir dinámicas que fomenten el intercambio de ideas y propuestas de colaboración.
- Compartir conocimientos: En el caso de que desees enfocarte en la educación y el intercambio de información, puedes incorporar charlas, paneles de discusión y talleres. Así, los participantes no solo harán networking, sino que también adquirirán conocimientos valiosos.
Resultados esperados
Una vez que hayas definido el propósito del evento, es crucial establecer resultados específicos que esperas lograr. Esto incluye responder a preguntas como:
¿Cuántas conexiones esperas que se realicen? ¿Tienes un número específico en mente? Por ejemplo, puedes fijar un objetivo de 50 reuniones efectivas durante el evento. Establecer cifras concretas te ayudará a medir el éxito del evento en función de las conexiones realizadas.
¿Qué tipo de empresas deseas atraer? Identificar el perfil de las empresas que deseas incluir es vital. Pregúntate si buscas empresas de un sector específico, startups, grandes corporaciones o un equilibrio entre estos. Considera también las características demográficas, como el tamaño de la empresa y su ubicación geográfica.
¿Qué beneficios buscas para los participantes? Reflexiona sobre los beneficios que los asistentes obtendrán al participar. ¿Se trata de oportunidades de colaboración, acceso a nuevos mercados, conocimiento del sector o conexiones con inversores? Definir estos beneficios ayudará a diseñar el evento para satisfacer las expectativas de los participantes.
Definición de metas específicas y medibles
Definir metas claras no es suficiente; también es importante que sean específicas y medibles. Esto implica establecer indicadores de rendimiento que te permitan evaluar el éxito de la rueda de negocios. Algunos ejemplos incluyen:
Número de asistentes: Define un objetivo de asistencia, como lograr al menos 100 participantes. Esto te permitirá tener una idea clara de cuán efectiva ha sido tu promoción.
Tasa de satisfacción: Diseña encuestas para evaluar la satisfacción de los participantes. Un objetivo podría ser alcanzar una tasa de satisfacción del 80% o más en las respuestas.
Número de alianzas concretadas: Si tu objetivo es fomentar colaboraciones, establece una meta como la firma de al menos cinco acuerdos de colaboración durante el evento.
Seguimiento post-evento: Determina cuántos participantes planeas mantener en contacto después del evento. Una meta puede ser hacer seguimiento a al menos el 75% de los asistentes en las semanas posteriores.
Identificar el público objetivo
Con los objetivos claros, el siguiente paso crucial en la planificación de una rueda de negocios es identificar a quién deseas invitar. Este proceso es fundamental, ya que los participantes son la esencia del evento y su calidad puede determinar su éxito. A continuación, exploraremos en profundidad cómo definir el perfil de los participantes, entender sus necesidades y crear una lista preliminar de posibles invitados.
Perfil de los participantes
Definir el perfil de los participantes te permitirá orientar tus esfuerzos de invitación y promoción de manera más efectiva. Considera los siguientes aspectos:
- Sector: Identifica los sectores industriales que se alinean con los objetivos de tu rueda de negocios. Por ejemplo, si tu evento está orientado a la innovación tecnológica, querrás invitar a empresas de tecnología, startups, inversores y profesionales de la industria. Comprender qué sectores aportarán valor al evento es esencial para garantizar que las interacciones sean relevantes y significativas.
- Tamaño de la empresa: Determina si deseas invitar a grandes corporaciones, pymes (pequeñas y medianas empresas) o startups. Cada tipo de empresa tiene diferentes recursos, necesidades y expectativas. Las grandes corporaciones, por ejemplo, pueden buscar alianzas estratégicas o nuevos proveedores, mientras que las startups pueden estar más interesadas en encontrar inversores o mentoría.
- Nivel jerárquico: Selecciona los niveles jerárquicos deseas atraer. Es posible que quieras invitar a ejecutivos de alto nivel para fomentar alianzas estratégicas, así como a gerentes o responsables de áreas específicas que busquen implementar soluciones concretas. Incluir una variedad de niveles puede enriquecer el intercambio de ideas y fomentar un networking más dinámico.
Necesidades del público
Una vez que hayas definido el perfil de los participantes, es esencial comprender sus necesidades y expectativas. Esto te permitirá diseñar un evento que aporte valor a los asistentes. Pregúntate:
- ¿Qué problemas pueden estar enfrentando?
Realiza una investigación preliminar sobre los desafíos actuales en la industria o sector que abarca tu rueda de negocios. Esto te ayudará a identificar temas de interés que podrían abordarse durante el evento. Por ejemplo, si muchos de tus participantes provienen del sector de la sostenibilidad, puedes incluir sesiones que aborden las últimas tendencias en tecnologías verdes.
- ¿Qué valor pueden obtener?
Asegúrate de que tu rueda de negocios ofrezca oportunidades que sean relevantes y beneficiosas para los asistentes. Puedes ofrecer acceso a expertos del sector, oportunidades de formación o talleres prácticos. Piensa en cómo puedes ayudar a los participantes a alcanzar sus objetivos profesionales y de negocio a través del evento.
- ¿Qué oportunidades de colaboración están buscando?
Entender el tipo de colaboraciones que los participantes desean puede ayudarte a estructurar el evento para facilitar esas conexiones. Por ejemplo, si hay un interés en la investigación y desarrollo, podrías incluir sesiones donde se presenten propuestas de colaboración en proyectos específicos.
Antes del evento, establece los criterios de selección para los asistentes, como el sector, el tamaño de la empresa, el nivel jerárquico o los objetivos comerciales (por ejemplo, búsqueda de inversores, socios estratégicos o nuevos clientes). Esto ayudará a crear grupos más homogéneos y relevantes para las reuniones de networking.
Crear una lista preliminar de posibles invitados
Con el perfil y las necesidades del público claramente definidos, el siguiente paso es crear una lista preliminar de posibles invitados. Estos son algunos de los principales pasos para facilitar este proceso:
Investiga contactos relevantes: Utiliza plataformas como LinkedIn, bases de datos de empresas, y directorios profesionales para identificar empresas y contactos que se alineen con el perfil que has definido. Puedes buscar grupos relacionados en redes sociales para identificar personas influyentes en tu sector.
Segmenta la lista: Una vez que hayas recopilado información sobre posibles participantes, segmenta la lista según los criterios que consideres más relevantes, como sector, tamaño y nivel jerárquico. Esta segmentación te permitirá personalizar las invitaciones y mensajes para cada grupo, aumentando así la probabilidad de asistencia.
Considera referencias: No subestimes el poder de las referencias. Pregunta a colegas y contactos si pueden recomendar a empresas o profesionales que se alineen con los objetivos de tu evento. Las conexiones personales a menudo llevan a relaciones más fuertes y duraderas.
Prioriza la calidad sobre la cantidad: En lugar de intentar invitar a un gran número de participantes, concéntrate en aquellos que tienen más probabilidades de beneficiarse del evento y contribuir a un networking efectivo. Un grupo más pequeño pero altamente relevante puede ser más efectivo que un gran grupo de participantes menos alineados.
La creación de una lista preliminar de invitados te permitirá dirigir tus esfuerzos de promoción de manera efectiva, asegurando que los asistentes se sientan motivados para participar y aprovechar las oportunidades de networking que ofreces.
Planificación logística
Elegir la fecha y lugar del evento
La elección de la fecha y el lugar es crucial para el éxito de la rueda de negocios. Estos dos elementos pueden influir directamente en la cantidad y calidad de los participantes, así como en la experiencia general del evento.
Principales factores que debes considerar al seleccionar la fecha y el lugar para tu rueda de negocios
Disponibilidad
Antes de decidir una fecha, investiga si hay otros eventos importantes en el sector que puedan atraer a tu público objetivo. Esto incluye conferencias, ferias comerciales, y otros encuentros de networking. Si tu evento coincide con uno de estos, es probable que reduzcas la asistencia, ya que los participantes tendrán que elegir entre varios compromisos.
Ten en cuenta las estaciones del año y cómo pueden afectar la disponibilidad de los participantes. Por ejemplo, si el evento se lleva a cabo durante las vacaciones o en períodos festivos, es probable que muchas personas estén fuera de la ciudad o con otros compromisos. Por otro lado, los meses posteriores a las vacaciones pueden ser ideales para eventos de networking, ya que muchas empresas comienzan nuevos proyectos.
Asegúrate de seleccionar una fecha que permita suficiente tiempo para la planificación y promoción del evento. Idealmente, deberías tener al menos dos semanas de anticipación, pero si puedes, un mes o más te brindará un margen más amplio para atraer a los participantes, coordinar detalles logísticos y crear una estrategia de promoción eficaz.
Si tu evento es presencial, ten en cuenta las condiciones climáticas de la temporada. Las tormentas, el frío extremo o el calor intenso pueden influir en la asistencia. Si es posible, selecciona una fecha en un período donde las condiciones climáticas sean más predecibles.
Ubicación
La ubicación debe ser fácilmente accesible para todos los participantes. Considera la proximidad a transporte público, como estaciones de tren, metro o autobuses. También evalúa si hay suficiente estacionamiento disponible para aquellos que opten por conducir. Una ubicación que sea fácil de alcanzar aumentará la probabilidad de asistencia.
El lugar debe ser cómodo y ofrecer servicios adecuados. Esto incluye suficiente espacio para las reuniones, áreas de descanso y acceso a servicios como baños, Wi-Fi y equipos audiovisuales. Asegúrate de que el lugar esté bien acondicionado y que se adapte al número de asistentes esperados.
El ambiente del lugar también es importante. Un espacio que favorezca la interacción y la comunicación facilitará las conexiones entre los participantes. Considera espacios que ofrezcan áreas tanto formales como informales, donde los asistentes puedan relajarse y charlar.
Si planeas ofrecer alimentos y bebidas durante el evento, procura que el lugar tenga opciones de catering. Un buen servicio de catering puede mejorar la experiencia de los asistentes y fomentar un ambiente más agradable y acogedor.
Además, evalúa la posibilidad de realizar un evento híbrido o completamente virtual. Esto te permitirá llegar a un público más amplio y brindar a aquellos que no pueden asistir en persona la oportunidad de participar. Si eliges un formato híbrido, verifica que el lugar esté equipado con la tecnología necesaria para transmitir el evento de manera efectiva.
Finalmente, considera que el presupuesto es un factor clave en la elección del lugar. Investiga diversas opciones, compara precios y asegúrate de que el costo del espacio no afecte otros aspectos esenciales de la planificación del evento.
A veces, los espacios más económicos pueden requerir mayores inversiones en logística, así que evalúa el costo total asociado al lugar elegido.
Establecer un sistema de registro
Establecer un sistema de registro en línea sencillo es clave para optimizar la inscripción en una rueda de negocios. Los participantes pueden registrarse rápidamente, proporcionando datos esenciales como su empresa, sector y una descripción de su actividad, además de seleccionar las sesiones de networking que les interesen.
El sistema debe permitir personalización, como elegir horarios o áreas de interés, mejorando la organización del evento. Incluir un calendario interactivo facilitará la visualización de sesiones disponibles, mientras que un perfil de usuario permitirá a los participantes actualizar su información fácilmente.
Una lista de espera gestionada automáticamente ayuda a controlar la demanda si se alcanza el aforo, enviando notificaciones a los interesados. Esto crea un sentido de urgencia y asegura una gestión eficiente de los asistentes.
El sistema debe ser accesible desde múltiples dispositivos para que los participantes puedan registrarse en cualquier momento y lugar, mejorando la experiencia y reduciendo la carga administrativa para el equipo organizador.
Definir el formato de la rueda de negocios
El formato del evento es un componente esencial que influye directamente en la dinámica de las interacciones entre los participantes. Un diseño adecuado no solo facilitará las conexiones entre los asistentes, sino que también asegurará que se cumplan los objetivos establecidos para el evento.
Tipos de formatos para ruedas de negocios
Formato | Descripción | Ventajas | Ejemplos |
Rondas de reuniones | Encuentros breves y programados entre los participantes, con bloques de 10 a 20 minutos por reunión. | - Permite presentaciones concisas. - Facilita la rotación de participantes, maximizando las conexiones. - Emparejamiento basado en intereses y objetivos. - Proporciona lista de contactos o aplicación para tomar notas y hacer seguimiento post-evento. | - "Speed networking" donde los participantes tienen 10 minutos para presentarse. - Rondas de inversión con tiempo limitado para discutir oportunidades de negocio. |
Presentaciones rápidas | Las empresas tienen de 3 a 5 minutos para presentar su propuesta de valor a un grupo de personas. | - Claridad y concisión en el mensaje. - Presentación de varias ideas en corto tiempo. - Genera interés inmediato en los asistentes. - Fomenta el networking informal tras las presentaciones. | - Pitching de startups en el que cada empresa tiene 3 minutos para captar la atención de los inversores. - Presentación de productos o soluciones en un evento de tecnología. |
Paneles de discusión | Expertos del sector discuten sobre temas de interés para el público, con espacio para preguntas y respuestas. | - Aporta credibilidad al evento con ponentes reconocidos. - Oportunidad de aprendizaje y profundización sobre temas clave. - Fomenta la interacción de los asistentes con los expertos. - Permite explorar diversos puntos de vista. | - Panel sobre "Tendencias de inversión en tecnología". - Debate sobre "Sostenibilidad y oportunidades de negocio en la industria alimentaria". |
Emparejamiento de inversores | Emparejar a emprendedores o startups con inversores en función de sus intereses y necesidades de inversión. | - Facilita la conexión de emprendedores con fuentes de financiación. - Mejora la calidad de las interacciones entre ambos grupos. - Aumenta la probabilidad de generar oportunidades de inversión. - Optimiza el tiempo para ambos grupos de interés. | - Rondas de "matching" entre startups tecnológicas y capitalistas de riesgo. - Encuentros entre emprendedores que buscan inversión y ángeles inversores. |
Reuniones 1 a 1 | Encuentros privados entre dos participantes para discutir negocios o establecer una colaboración. | - Personaliza la interacción. - Fomenta una conversación más profunda y centrada en objetivos específicos. - Permite un contacto directo y sin distracciones. - Aumenta la probabilidad de colaboración o cierre de acuerdos. | - Sesiones de mentoría con un inversor o experto en un campo específico. - Encuentros entre un proveedor y un cliente potencial para negociar condiciones. |
Networking guiado | Sesiones de networking donde los participantes reciben indicaciones específicas para interactuar según sus intereses o metas de negocio. | - Facilita interacciones más efectivas. - Dirige el enfoque hacia objetivos comunes, lo que aumenta la relevancia de las conexiones. - Maximiza las oportunidades de colaboración. - Asegura que los participantes estén en un entorno cómodo para conversar. | - Reuniones de networking donde los participantes están divididos en grupos de acuerdo con el tipo de industria o producto que representan. - Actividades que fomentan la interacción entre empresas que buscan expandir su presencia internacional. |
Reuniones por sectores | Los participantes se agrupan por sector o industria, permitiendo que se concentren en discutir temas específicos y compartir experiencias en su área de especialización. | - Fomenta la especialización y el intercambio de conocimiento. - Ayuda a crear alianzas estratégicas dentro de un mismo sector. - Mejora el enfoque y la relevancia de las interacciones. - Permite a los participantes centrarse en sus áreas de interés. | - Reunión entre startups tecnológicas o empresas de inteligencia artificial. - Encuentros entre expertos en biotecnología para discutir nuevas investigaciones. |
Búsqueda de socios estratégicos | Reuniones destinadas a que las empresas encuentren socios estratégicos para colaboraciones, expansión de mercado, o proyectos conjuntos. | - Facilita la búsqueda de alianzas para crecimiento mutuo. - Fomenta la creación de redes de colaboración a largo plazo. - Optimiza las oportunidades de negocios en conjunto. - Permite una exploración directa de posibles sinergias entre los participantes. | - Sesiones de búsqueda de socios en el sector de energías renovables. - Reuniones de emprendedores que buscan expandirse internacionalmente con empresas locales. |
Evaluación de proyectos | Espacios donde los emprendedores pueden presentar sus proyectos a expertos o inversores para recibir retroalimentación y consejos sobre cómo mejorar o hacer crecer sus negocios. | - Permite recibir feedback valioso para mejorar los proyectos. - Aumenta la visibilidad de los proyectos ante potenciales inversores o socios. - Ofrece una visión crítica para ajustes y mejoras. - Genera posibles oportunidades de inversión o colaboración. | - Presentación de una startup ante un panel de inversores para recibir comentarios. - Evaluación de proyectos de desarrollo tecnológico ante expertos del sector. |
Diseña sesiones especializadas para distintos perfiles de asistentes. Por ejemplo, puedes tener sesiones de networking exclusivas para CEOs, inversores o empresarios del mismo sector. Esto asegurará que cada grupo se enfoque en temas específicos y maximice las oportunidades de negocio.
Seleccionar el formato adecuado
Elegir el formato adecuado para tu rueda de negocios es fundamental y debe alinearse con los objetivos que has establecido. Estas son algunas consideraciones para ayudarte a tomar esta decisión:
- Objetivos del evento: Reflexiona sobre tus metas. Si el objetivo principal es facilitar conexiones rápidas, las rondas de reuniones pueden ser más efectivas. Si deseas que los participantes adquieran conocimiento, los paneles de discusión pueden ser más apropiados.
- Perfil de los asistentes: Considera las preferencias y expectativas del público. Algunos participantes pueden sentirse más cómodos en un formato de presentación rápida, mientras que otros pueden preferir un enfoque más interactivo como las rondas de reuniones.
- Recursos disponibles: Evalúa los recursos que tienes a tu disposición. Algunos formatos, como las presentaciones rápidas o los paneles de discusión, pueden requerir más preparación en términos de logística y programación de ponentes. Asegúrate de contar con el tiempo y los recursos necesarios para implementarlos de manera efectiva.
- Combinación de formatos: No dudes en combinar varios formatos para enriquecer la experiencia del evento. Por ejemplo, puedes comenzar con presentaciones rápidas, seguir con un panel de discusión y terminar con rondas de reuniones. Esto no solo mantendrá el interés de los participantes, sino que también les ofrecerá diversas oportunidades para interactuar.
El formato de la rueda de negocios juega un papel crítico en la forma en que los participantes interactúan entre sí y cómo se logran los objetivos del evento. Al considerar opciones como rondas de reuniones, presentaciones rápidas y paneles de discusión, puedes crear una experiencia enriquecedora que fomente el networking y el aprendizaje.
Servicios de catering
Proveer servicios de catering o coffee breaks es esencial para el bienestar de los asistentes, especialmente en eventos largos. Estos momentos de descanso permiten recargar energías y ofrecen oportunidades de networking informal, ayudando a mejorar la concentración y productividad.
Es clave considerar las necesidades dietéticas especiales (veganos, celíacos, sin lácteos, etc.) para crear un ambiente inclusivo y cómodo para todos. Trabajar con proveedores que ofrezcan menús adaptados asegura una atención adecuada.
La calidad y presentación de los alimentos también son cruciales, contribuyendo a una experiencia positiva. Además, distribuir estratégicamente las estaciones de catering evita aglomeraciones y facilita el acceso.
Ofrecer pausas periódicas con bebidas o snacks ayudará a mantener el enfoque y rendimiento de los participantes, sin interferir con las actividades principales del evento.
Invitar a empresas y contactos relevantes
Una vez que hayas definido tu público objetivo y aspectos logísticos clave, el siguiente paso crucial es enviar invitaciones a las empresas y contactos relevantes. La forma en que presentes y promuevas tu evento puede marcar una gran diferencia en la tasa de asistencia y el impacto que tendrá. A continuación, encontrarás estrategias efectivas para invitar a los participantes deseados, asegurando que tu rueda de negocios sea un éxito.
Personalización
La personalización es clave para captar la atención de los destinatarios. Utiliza sus nombres y menciona su empresa en la invitación. Además, considera diseñar plantillas atractivas que reflejen la identidad visual de tu evento y de las empresas que estás invitando.
Incluye información relevante sobre cómo el evento puede beneficiar a cada empresa. Por ejemplo, si conoces el enfoque de negocio de un invitado, resalta cómo su participación puede resultar en oportunidades de colaboración, acceso a nuevos mercados o la posibilidad de presentar sus productos o servicios a un público objetivo.
Si has realizado acciones similares anteriormente, incluir testimonios de participantes pasados puede ser muy persuasivo. Menciona casos de éxito que surgieron de eventos previos, destacando cómo las conexiones realizadas beneficiaron a las empresas involucradas.
Procura que tu invitación incluya una llamada a la acción clara. Por ejemplo, incluye un enlace para confirmar asistencia, registrarse o para obtener más información. Esto facilitará el proceso para los invitados y aumentará la probabilidad de que respondan.
Utilizar redes profesionales
LinkedIn es una de las plataformas más efectivas para conectar con profesionales y empresas del sector. Utiliza tu red existente para enviar invitaciones personalizadas a contactos relevantes. También puedes buscar nuevas conexiones a través de grupos relacionados con tu industria.
También puedes enviar mensajes directos a contactos clave en LinkedIn, explicando brevemente el evento y cómo podrían beneficiarse de su participación. Además, considera compartir la invitación en grupos relevantes donde los miembros podrían estar interesados en asistir.
Publica contenido relacionado con el evento en tu perfil y en grupos de LinkedIn. Esto puede incluir artículos, infografías o publicaciones sobre los temas que se abordarán. Generar interés en torno al evento antes de enviar las invitaciones puede aumentar la probabilidad de que los contactos respondan positivamente.
Si el presupuesto lo permite, considera realizar anuncios pagados en LinkedIn dirigidos a tu público objetivo. Esta estrategia puede ampliar tu alcance y atraer a empresas que quizás no estén en tu red actual.
Colaborar con asociaciones
Colaborar con asociaciones o cámaras de comercio relevantes en tu industria puede ser una estrategia efectiva para promover el evento. Estas organizaciones a menudo tienen una red de contactos bien establecida y pueden ayudar a difundir la invitación entre sus miembros.
Considera coorganizar el evento con una asociación del sector. Esto no solo aportará credibilidad al evento, sino que también puede incrementar la asistencia, ya que los miembros de la asociación se sentirán más motivados a participar en un evento respaldado por una organización reconocida.
Pide a las asociaciones que compartan tu invitación en sus boletines informativos, redes sociales y eventos. A cambio, puedes ofrecerles una participación en el evento, como un espacio para que presenten sus actividades o servicios.
Ofrece incentivos para que los miembros de la asociación asistan, como descuentos en la inscripción o acceso exclusivo a ciertas sesiones del evento. Esto puede aumentar la motivación de los miembros para participar.
Seguimiento
Envía recordatorios a las empresas que no han respondido a la invitación inicial. Un recordatorio amable puede ser suficiente para motivarlos a confirmar su asistencia.
No te olvides de agradecer a quienes confirmen su asistencia, ya sea a través de un correo electrónico personalizado o una mención en tus canales de comunicación. Esto no solo muestra aprecio, sino que también fomenta una relación más cercana con los participantes.
Si el evento es virtual o híbrido, puedes usar plataformas de networking que permitan pre-asignar reuniones según los intereses y las necesidades comerciales de los participantes. Estas plataformas pueden sugerir conexiones y restringir el acceso a sesiones según el perfil de los usuarios.
Estrategias para asegurar la asistencia
Controlar que los invitados asistan es clave para alcanzar el éxito. Una alta tasa de asistencia no solo maximiza las oportunidades de networking, sino que también contribuye a la creación de un ambiente más dinámico y productivo. Estas son algunas estrategias efectivas para garantizar que tus invitados se presenten al evento:
Confirmaciones previas
Desde el momento en que envíes las invitaciones, es fundamental pedir a los invitados que confirmen su asistencia. Puedes incluir un enlace a un formulario de registro en el correo electrónico o proporcionar una opción para responder directamente. Cuanto más fácil sea para ellos confirmar, mayores serán las posibilidades de obtener respuestas.
Para facilitar este proceso, considera utilizar plataformas de gestión de eventos que permitan a los asistentes registrarse y confirmar su asistencia en línea. Estas herramientas también suelen ofrecer opciones de seguimiento y recordatorios automatizados, lo que optimiza la gestión del evento.
A medida que se acerque la fecha del evento, es recomendable enviar recordatorios a los invitados que ya han confirmado su asistencia. Estos recordatorios pueden enviarse una semana antes, un día antes y el mismo día del evento, ya sea por correo electrónico, mensajes de texto o notificaciones a través de aplicaciones de mensajería. Personaliza cada recordatorio mencionando el nombre del invitado y cualquier detalle específico relevante para él, lo que no solo refuerza la importancia de su presencia, sino que también asegura que recuerden la fecha y hora.
En cuanto a las citas previas o espacios limitados, asignarlas de manera estratégica es una de las claves para maximizar la efectividad de una rueda de negocios. Como organizador, es esencial garantizar que los participantes tengan reuniones relevantes y productivas. Limitar el número de reuniones uno a uno, en función del perfil y las áreas de interés de cada participante, ayudará a optimizar el tiempo y asegurar que las interacciones sean valiosas.
Una opción eficaz es permitir que los participantes seleccionen sus propias citas a través de una plataforma de registro en línea. Para asegurar la relevancia de las reuniones, puedes establecer restricciones basadas en criterios como industria, intereses comerciales o áreas de especialización. Esto facilitará que las empresas más afines se conecten y promoverá interacciones más productivas.
Alternativamente, puedes optar por un sistema automatizado que asigne citas en función de la compatibilidad de los perfiles de los participantes, limitando así el número de reuniones y garantizando la calidad de las interacciones.
El sistema puede incluir una confirmación automática para cada cita, lo que permitirá que los participantes reciban notificaciones con los detalles y horarios de las reuniones, asegurando que confirmen su disponibilidad con antelación. Esto minimiza las cancelaciones de última hora y ayuda a mejorar la planificación del evento. Además, los recordatorios automáticos son útiles para garantizar que todas las citas se mantengan según lo previsto.
Limitar el número de reuniones y asignar citas de manera estratégica no solo asegura que las interacciones sean más enfocadas y valiosas, sino que también optimiza el tiempo de los participantes, maximizando las oportunidades comerciales y generando un mayor impacto en el evento. Con una correcta planificación de las citas, el evento será más productivo y efectivo para todos los asistentes.
Considera ofrecer oportunidades de networking exclusivas a los asistentes, como sesiones privadas con ponentes, encuentros con líderes del sector o acceso a áreas VIP. Este tipo de interacción puede ser muy valiosa y puede motivar a los invitados a asistir.
Incentivos
Ofrecer contenido exclusivo a los asistentes puede ser un gran incentivo. Esto puede incluir acceso a materiales, recursos o talleres que no estarán disponibles para aquellos que no asistan. Por ejemplo, podrías ofrecer un informe o un estudio de caso exclusivo que solo se compartirá con los participantes del evento.
Proporcionar descuentos especiales en productos o servicios a los asistentes puede motivar a las empresas a participar. Este tipo de incentivo puede ser especialmente atractivo para empresas que están buscando adquirir nuevos productos o servicios.
Una buena idea es organizar un sorteo o premio durante el evento puede generar interés y emoción. Asegúrate de que el premio sea relevante y atractivo para tu público objetivo, como un servicio gratuito, una membresía a una organización profesional o un producto innovador.
Otra opción es ofrecer a las empresas asistentes la oportunidad de ser reconocidas durante el evento, lo que puede incluir menciones en las redes sociales, oportunidades de hablar en el evento o espacios para exhibir productos. Este tipo de visibilidad puede ser un fuerte incentivo para que las organizaciones que asistan.
Seguimiento post-evento
Ten en cuenta que una vez finalizado el evento, deberás asegúrate de enviar un correo electrónico de agradecimiento a todos los asistentes. Esto no solo es una buena práctica, sino que también refuerza las relaciones y puede abrir la puerta a futuras interacciones.
En la comunicación es recomendable Incluir una breve encuesta de satisfacción en tu correo de agradecimiento para recoger opiniones sobre el evento. Esto te ayudará a comprender qué funcionó bien y qué se puede mejorar para futuros eventos, además de mostrar a los asistentes que valoras su opinión.
Utiliza el evento como una oportunidad para establecer conexiones a largo plazo. Mantén el contacto con los asistentes a través de boletines informativos, actualizaciones sobre futuras ruedas de negocios o eventos relacionados en su industria.
Semana 2
Promoción del evento
Canales de comunicación para atraer participantes
Una buena promoción es esencial para asegurar la asistencia a tu rueda de negocios. Para maximizar el alcance y atraer a la audiencia deseada, es fundamental utilizar múltiples canales de comunicación. Aquí exploramos algunas estrategias efectivas que puedes implementar para promocionar tu evento.
Email marketing
Antes de enviar correos electrónicos, segmenta tu lista de contactos para personalizar los mensajes según el perfil de cada grupo. Por ejemplo, puedes crear categorías basadas en la industria, el tamaño de la empresa o la relación previa con los contactos. Esto te permitirá resaltar de manera más efectiva los beneficios que más les interesen.
Garantiza que el contenido del correo electrónico sea atractivo y directo. Utiliza un asunto llamativo que incite a los destinatarios a abrir el correo. En el cuerpo del mensaje, destaca los beneficios de asistir, como oportunidades de networking, aprendizaje sobre tendencias de la industria o acceso a ponentes clave.
Incluye botones o enlaces que lleven a los destinatarios a registrarse fácilmente. Utiliza frases como "Confirma tu asistencia aquí" o "Regístrate ahora" para que la acción sea clara y accesible. Esto simplifica el proceso y aumenta las probabilidades de que se inscriban.
Envía correos de seguimiento a aquellos que no hayan respondido o confirmado su asistencia. También puedes agregar contenido adicional relevante, como artículos, videos o estudios de caso, que resalten la importancia del evento y el valor que los participantes pueden obtener.
Un recordatorio amable puede ser suficiente para motivar a algunos contactos a participar.
Redes sociales
Utiliza plataformas como Facebook, LinkedIn y Eventbrite para crear eventos que faciliten el registro y la promoción. Asegúrate de incluir detalles completos sobre el evento, como la fecha, la hora, la ubicación y la agenda.
Implementa hashtags relacionados con tu industria y el evento para aumentar la visibilidad en las redes sociales. Investiga qué hashtags son populares y relevantes para tu público objetivo. Esto ayudará a que tu evento llegue a personas que no están en tu red actual.
Publica contenido visual atractivo en tus redes sociales, como imágenes, infografías y videos cortos. Este tipo de contenido tiende a generar más interacción y puede captar la atención de potenciales asistentes.
Comparte testimonios y comentarios de participantes de eventos anteriores para generar interés. Esto puede ser en forma de citas, videos o publicaciones en redes sociales que reflejen la experiencia positiva de asistentes pasados.
Si es posible, colabora con influencers o líderes de opinión en tu industria que puedan ayudar a promocionar el evento. Su respaldo puede aumentar la credibilidad y atraer a más participantes.
Sitio Web
Si tienes un sitio web, crea una sección específica para el evento. Incluye información detallada sobre la agenda, los participantes, los ponentes y cómo registrarse. Una página bien estructurada puede servir como un recurso central para cualquier persona interesada en asistir.
Optimiza el contenido de la página del evento para motores de búsqueda (SEO) utilizando palabras clave relevantes. Esto puede ayudar a atraer tráfico orgánico de personas que buscan eventos de networking en tu industria.
Incorpora un formulario de registro fácil de usar en la página del evento. Asegúrate de que sea accesible y que solo pida la información necesaria para no desincentivar a los visitantes.
Ofrece actualizaciones sobre el evento, como anuncios de nuevos ponentes o cambios en la agenda. También puedes incluir contenido adicional, como artículos o recursos relacionados con los temas que se abordarán en el evento.
Incluye enlaces a tus redes sociales en la página del evento para que los visitantes puedan seguirte y mantenerse al tanto de las últimas novedades. Esto también facilitará la compartición de la información del evento en sus propias redes.
Otros canales de promoción
Si tienes un boletín informativo, considera incluir una sección sobre tu evento en ediciones anteriores. Esto puede ayudar a recordar a tus suscriptores sobre la fecha del evento y motivar su asistencia.
De ser posible, colabora con medios de comunicación especializados en tu sector para que cubran el evento o lo promocionen. Esto puede ser una forma efectiva de llegar a una audiencia más amplia y establecer credibilidad.
Participa en comunidades y grupos de interés en línea que estén relacionados con tu industria. Comparte la información sobre tu evento y participa en las conversaciones para aumentar la visibilidad.
Si el presupuesto lo permite, considera invertir en publicidad pagada en redes sociales o Google Ads. Esto puede aumentar el alcance y atraer a un público más amplio.
Creación de material promocional efectivo
Desarrollar material promocional atractivo y efectivo es fundamental para atraer participantes a tu rueda de negocios. Un buen material puede transmitir el valor del evento, generar interés y facilitar el registro de los asistentes. A continuación, exploraremos varios tipos de material promocional que puedes crear y cómo optimizarlos para maximizar su impacto en el contexto de ruedas de negocios.
Folletos
Crea folletos (flyers) que reflejen la temática de la rueda de negocios y la identidad de tu marca. Utiliza colores y fuentes coherentes con la imagen de tu evento. Incluye gráficos o imágenes de eventos anteriores para generar confianza y atraer la atención.
Asegúrate de que el flyer contenga información clave como la fecha, hora, lugar, agenda del evento y detalles sobre los ponentes o empresas participantes. Este contenido debe estar claramente organizado para que los interesados puedan captar rápidamente la información esencial.
Enfatiza los beneficios de asistir, como la oportunidad de hacer networking con empresas relevantes, acceder a información valiosa y explorar posibles colaboraciones. Utiliza frases persuasivas que resalten lo que los asistentes podrían ganar al participar.
Diseña tanto versiones digitales como impresas del flyer. La versión digital puede ser enviada por correo electrónico y compartida en redes sociales, mientras que la versión impresa puede ser distribuida en ferias, conferencias o centros de negocios locales.
Por otra parte, planifica cómo y dónde distribuirás los flyers. Puedes compartirlos en eventos relacionados, dejar copias en espacios de coworking, o enviarlos a tu lista de contactos. También considera la posibilidad de enviar flyers a través de plataformas de mensajería o en grupos de WhatsApp relacionados con tu industria.
Vídeos cortos
Crea vídeos breves que expliquen el propósito y la importancia de la rueda de negocios. Asegúrate de que el video capte la atención en los primeros segundos y que presente de manera clara los objetivos del evento y los beneficios de participar.
Mantén los videos entre 30 segundos y 2 minutos. Este tiempo es suficiente para captar la atención y transmitir el mensaje sin perder el interés del espectador. Considera agregar clips de participantes de eventos anteriores hablando sobre su experiencia y el valor que obtuvieron. Esto puede ser un poderoso motivador para quienes están considerando asistir.
Comparte el video en tus redes sociales, en la página web del evento y en correos electrónicos. Utiliza plataformas como YouTube, Instagram y LinkedIn para llegar a una audiencia más amplia y aumentar la visibilidad del evento.
Es clave que el video tenga un diseño visual atractivo. Usa gráficos, animaciones o efectos especiales que mejoren la comprensión del mensaje. La música de fondo y una voz en off clara pueden también agregar un nivel profesional al video.
Presentaciones
Prepara una presentación que resuma los puntos clave de la rueda de negocios. Utiliza diapositivas que aborden la agenda, los participantes destacados, las actividades programadas y los beneficios específicos de participar.
Incorpora gráficos, diagramas y fotografías para hacer la presentación más atractiva y fácil de seguir. Asegúrate de que la información sea clara y no esté sobrecargada de texto.
La presentación debe ser breve, idealmente entre 10 y 15 minutos, para mantener la atención de la audiencia. Puedes utilizarla en eventos previos como una herramienta de promoción o compartirla en línea para generar interés. También puedes agregar ejemplos de cómo se facilitará el networking. Esto puede incluir una descripción detallada de actividades interactivas, tales como rondas de presentación o talleres.
Después del evento, envía la presentación a los asistentes y a quienes no pudieron asistir. Esto no solamente proporciona un valor añadido, sino que también refuerza la relevancia del encuentro y puede fomentar la asistencia a futuras ediciones.
Otros materiales promocionales
- Infografías: Crea infografías que resuman el valor del evento, los temas a discutir y las empresas participantes. Las infografías son altamente compartibles en redes sociales y pueden captar la atención rápidamente.
- Boletines informativos: Envía boletines informativos a tu lista de contactos destacando el evento. Incluye información sobre los ponentes, las oportunidades de networking y cómo registrarse. Asegúrate de hacerlo con suficiente antelación para que las personas tengan tiempo para responder.
- Contenido en blogs y artículos: Escribe artículos o publicaciones en blogs que destaquen la importancia de la rueda de negocios y cómo puede beneficiar a las empresas. Publica estos artículos en tu sitio web y compártelos en redes sociales para generar más interés.
- Material de seguimiento: Después del evento, prepara un resumen del evento o un informe que destaque los puntos más relevantes y las conexiones realizadas. Este material no solo refuerza la experiencia de los asistentes, sino que también sirve como promoción para futuros eventos.
Al combinar diferentes tipos de material y distribuirlo de manera estratégica, aumentarás las posibilidades de que tu evento sea un éxito rotundo en el ámbito del networking empresarial.
Preparación del evento
Detalles logísticos de última hora
A medida que el evento se aproxima, revisar todos los detalles logísticos se convierte en una tarea vital para garantizar el éxito de tu rueda de negocios. Una planificación meticulosa y una atención a los detalles pueden marcar la diferencia entre un evento fluido y uno lleno de contratiempos. A continuación, se describen aspectos clave a tener en cuenta en esta etapa final de preparación.
Confirmar el lugar
Revisa la reserva del lugar para asegurarte de que no haya cambios inesperados. Confirma la fecha y la hora del evento y asegúrate de que no haya conflictos de programación con otros eventos.
Contacta a los encargados del lugar para confirmar que el espacio esté preparado según tus especificaciones. Esto incluye la disposición de mesas y sillas, la limpieza del área y la decoración si es pertinente. Asegúrate de que el ambiente sea acogedor y adecuado para el tipo de networking que deseas fomentar.
No olvides verificar que todos los equipos necesarios estén disponibles y funcionando correctamente. Esto incluye proyectores, pantallas, micrófonos, sistemas de sonido y cualquier tecnología adicional que vayas a usar. Realiza pruebas previas para asegurarte de que todo esté en orden.
Comprueba que haya acceso a internet confiable, ya que muchos asistentes pueden necesitar conectividad para trabajar o para compartir información en tiempo real. Además, verifica que el lugar sea accesible para todos los participantes, incluidas las personas con discapacidades.
Analiza cómo orientar a los participantes dentro del espacio. Coloca señales claras que indiquen dónde se llevará a cabo el evento, así como áreas específicas como registro, descanso y espacios de networking. Esto facilitará la navegación y creará un ambiente más profesional.
Check-in
Organiza un sistema de registro eficiente para que los participantes puedan inscribirse al llegar al evento. Puedes optar por un registro manual en papel o utilizar herramientas digitales que permitan el registro en línea para mayor comodidad. Si decides usar un sistema digital, asegúrate de tener tabletas o computadoras disponibles en la entrada, lo que agilizará el proceso y evitará congestión. Si prefieres el registro físico, garantiza que el personal y los equipos necesarios estén listos para facilitar una inscripción rápida y fluida.
Designa un equipo encargado de gestionar el ingreso. Este equipo debe estar bien informado sobre el evento, la agenda y los participantes. Proporciona a cada miembro etiquetas o distintivos para que los asistentes puedan identificarlos fácilmente y recibir la orientación que necesiten.
Un aspecto esencial es la preparación de paquetes de bienvenida que incluyan el programa de reuniones, información clave sobre el evento, detalles logísticos, materiales promocionales y tal vez algunos obsequios personalizados, como una libreta, un bolígrafo o una mochila. Estos detalles no solo mejoran la experiencia, sino que también hacen sentir a los asistentes valorados.
Además, es útil incluir un mapa del lugar o instrucciones claras sobre cómo moverse por las distintas zonas de la rueda de negocios. Esto es especialmente importante en eventos grandes o complejos, donde el tiempo es limitado y la orientación rápida es esencial.
Para eventos con muchos asistentes, organiza el check-in en zonas diferenciadas según el tipo de participante, como VIPs o expositores, para evitar aglomeraciones y mejorar el flujo. Asegúrate de contar con soporte técnico para resolver posibles problemas y garantizar que el proceso sea ágil y continuo. Con estas acciones, los participantes iniciarán el evento de manera organizada y sin retrasos.
Anticipa la cantidad de asistentes y organiza el espacio de registro para evitar aglomeraciones. Si es posible, establece franjas horarias para que los participantes lleguen y registren, de modo que se minimice el tiempo de espera.
Plan B
Antes del evento, considera todos los posibles contratiempos que podrían surgir, como mal tiempo, fallas técnicas o problemas de logística. Haz una lista de estos problemas y desarrolla soluciones anticipadas para cada uno.
Corrobora que todos los miembros del equipo estén al tanto del plan de contingencia y sepan cómo actuar en caso de que surja un problema. Esto incluye instrucciones claras sobre quién debe ser contactado y qué pasos seguir.
Si se realizan actividades al aire libre, ten un plan alternativo en caso de mal tiempo. Esto puede incluir una ubicación alternativa o una modificación en la agenda del evento. Comunica este plan a los participantes en caso de que sea necesario implementarlo.
Contrata personal técnico que pueda ayudar en caso de problemas con el equipo audiovisual o la tecnología. Confirma que el personal esté presente durante todo el evento para poder resolver problemas de inmediato.
No olvides mantener una cierta flexibilidad en la agenda del evento para poder adaptarte a situaciones imprevistas. Por ejemplo, si hay un retraso en una de las presentaciones, ten un tiempo de sobra para que los participantes puedan hacer networking o disfrutar de una pausa.
Herramientas necesarias para el día del evento
El éxito de una rueda de negocios no solo depende de la planificación previa, sino también de las herramientas que utilices durante el evento para garantizar que todo funcione sin problemas. Estas son, a modo de ejemplo, algunas herramientas que puedes considerar para facilitar la gestión y maximizar las oportunidades de networking durante el evento:
Software de gestión de eventos
Estas plataformas son cruciales para coordinar todos los aspectos operativos del evento, como la inscripción de los participantes, la organización de las reuniones y la distribución de horarios. Facilitan la automatización de tareas, como enviar recordatorios y gestionar la agenda, lo que garantiza que todo transcurra con orden y sin contratiempos.
Ejemplo | Descripción | Ejemplo |
Eventbrite | Plataforma popular para creación, promoción y gestión de eventos. Ofrece sitios de registro personalizados, inscripción de participantes, gestión de pagos y confirmaciones por correo. Permite rastrear ventas de entradas y asistencia en tiempo real para facilitar la planificación logística. | Registro de empresas participantes en la rueda de negocios, con confirmaciones y horarios de reuniones asignados. |
Cvent | Ideal para eventos de gran escala. Incluye herramientas para gestión de registros, planificación de agendas, recolección de datos, personalización de la experiencia del asistente, generación de informes detallados, y gestión de alojamiento y transporte. | Organización de una rueda de negocios internacional, con agendas personalizadas para reuniones entre empresas. |
Whova | Combina la gestión de eventos con funciones de networking. Permite registros, acceso a la agenda del evento, participación en discusiones y encuestas. Ofrece un directorio de asistentes para facilitar conexiones entre participantes. | Creación de un directorio de empresas participantes y agendamiento de reuniones para fomentar conexiones comerciales. |
Eventzilla | Proporciona gestión de registros, creación de páginas de eventos y seguimiento de asistencia. También incluye herramientas de marketing por correo electrónico para promover el evento y mantener informados a los participantes. | Promoción de la rueda de negocios mediante marketing por correo y envío de recordatorios para las reuniones programadas. |
Aplicaciones de networking
Estas soluciones permiten que los asistentes se conecten de manera eficiente con otros participantes que tengan intereses o necesidades similares. Ofrecen funciones para agendar encuentros individuales, lo que optimiza las oportunidades de establecer relaciones comerciales clave y explorar posibles colaboraciones.
Ejemplo | Descripción | Ejemplo |
Bumble Bizz | Aunque originalmente es una app de citas, permite a los usuarios crear perfiles profesionales y conectarse con otros profesionales en su área. Es útil para fomentar interacciones y conexiones durante la rueda de negocios. | Fomentar conexiones entre asistentes creando perfiles y facilitando encuentros basados en intereses profesionales. |
Meetup | Ideal para crear comunidades, permite organizar eventos y conectar personas con intereses similares. Facilita el networking previo y durante el evento mediante grupos de discusión y sesiones de intercambio de ideas. | Crear un grupo específico para los asistentes de la rueda de negocios para sesiones de discusión previas y durante el evento. |
Plataforma de networking profesional que permite promocionar el evento y facilitar la interacción entre asistentes. Puedes crear un grupo exclusivo para el evento y fomentar reuniones y debates entre profesionales. | Crear un grupo de LinkedIn para los participantes y facilitar conexiones antes y después de la rueda de negocios. | |
Swapcard | Diseñada para eventos y conferencias, permite a los asistentes crear perfiles, buscar otros participantes y agendar reuniones. También incluye herramientas de gestión de agendas y seguimiento de sesiones. | Gestión de perfiles de asistentes y programación de reuniones uno a uno entre empresarios en la rueda de negocios. |
HeySummit | Ideal para eventos con ponencias o talleres. Permite registrar asistentes, interactuar, hacer preguntas en tiempo real y fomentar conexiones entre participantes durante las sesiones. | Organizar talleres dentro de la rueda de negocios y facilitar preguntas e interacciones en tiempo real entre participantes. |
Herramientas de comunicación
Son fundamentales para mantener una comunicación constante y efectiva durante el evento. Permiten enviar actualizaciones y notificaciones en tiempo real, manteniendo a todos los asistentes y organizadores informados sobre cualquier cambio o detalle importante, asegurando que el evento se desarrolle de manera fluida.
Ejemplo | Descripción | Ejemplo |
Slack | Permite la creación de un canal específico para el evento, facilitando la comunicación en tiempo real entre asistentes, así como la resolución de dudas, coordinación de reuniones y actualización sobre cambios en la agenda. | Crear un canal para que los asistentes coordinen reuniones, hagan preguntas y reciban actualizaciones del evento. |
Crear un grupo para los participantes facilita la comunicación rápida y efectiva. Los asistentes pueden usarlo para coordinar reuniones informales o intercambiar información relevante sobre el evento. | Usar un grupo de WhatsApp para que los asistentes se coordinen y compartan información sobre la rueda de negocios. | |
Microsoft Teams | Plataforma de colaboración que ofrece comunicación en tiempo real a través de chats y videoconferencias. Ideal para facilitar conexiones y reuniones virtuales entre los participantes de la rueda de negocios. | Organizar reuniones virtuales entre empresarios y permitir chats grupales o individuales para discutir oportunidades. |
Herramientas de evaluación y feedback
Estas herramientas permiten recopilar la retroalimentación de los asistentes, evaluando su nivel de satisfacción y la efectividad de las actividades realizadas. A través de encuestas y análisis de datos, se obtiene información valiosa para ajustar futuras ediciones del evento y asegurarse de que se alcanzaron los objetivos establecidos.
Ejemplo | Descripción | Ejemplo |
Google Forms | Permite crear encuestas para recopilar feedback de los asistentes sobre el evento. Ayuda a evaluar qué funcionó bien y qué aspectos mejorar en futuras ediciones. | Enviar encuestas post-evento para recopilar opiniones sobre la organización y las oportunidades de networking. |
SurveyMonkey | Herramienta para recopilar opiniones de los participantes. Puedes enviar encuestas antes y después del evento para obtener información valiosa sobre la experiencia y los resultados alcanzados. | Realizar encuestas previas al evento para conocer las expectativas y posteriores para medir el impacto de la rueda de negocios. |
Kahoot! | Herramienta gamificada que permite realizar encuestas en tiempo real durante el evento, incentivando la participación de los asistentes. También puedes hacer preguntas sobre temas relacionados con el evento o de interés general para fomentar la interacción. | Usar Kahoot! en talleres o sesiones para realizar encuestas en vivo y promover la interacción entre los asistentes. |
Herramientas técnicas
Tecnología de presentación
Procura tener acceso a equipos tecnológicos adecuados para las presentaciones, incluyendo proyectores, pantallas de alta calidad, micrófonos y sistemas de sonido. Estos elementos son esenciales para garantizar que todas las presentaciones se visualicen claramente y se escuchen de manera nítida, especialmente en eventos con un alto número de participantes.
Realiza pruebas previas para verificar que todos los equipos funcionen correctamente antes del evento. Esto evitará cualquier sorpresa de última hora, asegurando que las presentaciones se desarrollen sin problemas técnicos.
Conexión a internet de alta velocidad
La conectividad a internet es crucial, especialmente para eventos híbridos o virtuales. Asegúrate de que el lugar tenga acceso a internet de alta velocidad con suficiente capacidad para que todos los asistentes, tanto presenciales como virtuales, puedan conectarse sin interrupciones.
De ser posible, considera ofrecer un punto de acceso Wi-Fi exclusivo para los participantes del evento, para que puedan conectarse a las herramientas de networking y otras plataformas del evento sin preocuparse por la sobrecarga de la red.
Grabación de presentaciones y sesiones
Si planeas grabar las presentaciones o las sesiones del evento para compartirlas con los asistentes o con aquellos que no pudieron asistir, asegúrate de contar con el equipo necesario para hacerlo. Esto incluye cámaras de alta resolución y micrófonos adecuados para captar el audio con claridad.
Tener las grabaciones disponibles también es una excelente manera de prolongar el impacto del evento, permitiendo a los participantes revisar el contenido más tarde y brindando a los ausentes la oportunidad de acceder a la información valiosa compartida.
Categoría | Herramientas técnicas | Ejemplos |
Conexión a internet | Redes Wi-Fi, conexiones de alta velocidad | Wi-Fi de 5 GHz, conexiones de fibra óptica |
Equipos audiovisuales | Proyectores, pantallas, sistemas de sonido, micrófonos | Proyectores Epson, pantallas LED grandes, micrófonos Shure |
Plataformas de videoconferencia | Herramientas para conectar participantes remotos | Zoom, Microsoft Teams, Google Meet |
Plataformas de streaming | Transmisión en vivo para asistentes remotos | YouTube Live, Vimeo Livestream, Facebook Live |
Sistemas de Interacción | Herramientas para preguntas y respuestas en tiempo real | Slido, Mentimeter, Pigeonhole Live |
Herramientas de grabación | Grabación de presentaciones y sesiones | OBS Studio, Camtasia, Zoom Recording |
Contar con las herramientas adecuadas durante el día del evento es esencial para facilitar la gestión, maximizar las oportunidades de networking y garantizar una experiencia fluida para todos los participantes.
Ejecución de la rueda de negocios
Facilitar las reuniones de networking
Durante el evento, es crucial facilitar las interacciones:
- Presentación inicial: Inicia el evento con una presentación breve que explique los objetivos, la estructura y el formato de las sesiones. Ofrece una bienvenida cálida y profesional para todos los participantes. Establece un área de registro donde puedan recoger sus credenciales, material del evento y recibir cualquier información adicional que necesiten. En eventos virtuales, verifica que la plataforma sea intuitiva y fácil de usar, y procura que haya soporte técnico disponible para resolver cualquier inconveniente desde el primer momento.
- Moderación: Es esencial garantizar que cada reunión se desarrolle dentro del tiempo asignado y que todos los participantes tengan la oportunidad de interactuar. La moderación eficaz contribuye a mantener el flujo del evento y asegura que las sesiones sean productivas y enfocadas.
Técnicas para maximizar la interacción
Maximizar la interacción durante una rueda de negocios es fundamental para fomentar conexiones significativas entre los participantes. Aquí se presentan algunas técnicas efectivas que puedes implementar para incentivar la participación activa y el networking durante el evento.
Dinámicas de grupo
- Preguntas y respuestas: Abre el evento con una sesión de preguntas y respuestas en la que los participantes puedan hacer preguntas a los ponentes o entre ellos. Esto no solo rompe el hielo, sino que también permite que los asistentes compartan sus inquietudes y experiencias. Además, puedes utilizar herramientas como Slido o Mentimeter para que las preguntas se envíen de manera anónima y en tiempo real, lo que anima a más personas a participar.
- Debates breves: Organiza breves debates sobre temas relevantes para el público. Divide a los asistentes en grupos pequeños y asigna un tema de discusión. Después de un tiempo determinado, permite que cada grupo comparta sus conclusiones. Esta técnica no solo involucra a los participantes, sino que también promueve la diversidad de ideas y la colaboración.
- Icebreakers: Inicia el evento con actividades de "rompehielos" que permitan a los participantes conocerse de manera divertida y relajada. Preguntas divertidas o juegos cortos pueden ayudar a establecer un ambiente más ameno y propicio para el networking.
- Talleres interactivos: Organiza talleres donde los asistentes puedan trabajar en grupos en torno a un problema o desafío específico. Esto fomenta la colaboración y permite que los participantes aporten sus habilidades y conocimientos, generando interacciones más significativas.
Horarios flexibles
Incluye en la agenda bloques de tiempo libre donde los participantes puedan acercarse y conversar de manera informal. Estos espacios son ideales para que los asistentes se mezclen y establezcan conexiones sin la presión de una agenda estricta.
Además de ofrecer tiempo libre, considera programar sesiones de networking específicas, donde los participantes puedan presentarse y compartir sus intereses o necesidades. Esto puede incluir "speed networking", donde los asistentes tienen breves encuentros uno a uno en intervalos de tiempo definidos.
Crea zonas de descanso cómodas donde los participantes puedan relajarse y conversar. Puedes ofrecer café, aperitivos o bebidas, lo que puede hacer que las interacciones sean más informales y fluidas.
Utilización de tecnología
Implementa aplicaciones diseñadas para facilitar el networking, donde los asistentes puedan crear perfiles, buscar otros participantes y programar reuniones. Estas herramientas permiten que los asistentes se conecten de manera más organizada y eficiente.
Utiliza plataformas como Kahoot! o Poll Everywhere para hacer encuestas o cuestionarios en tiempo real. Esto puede ser una forma divertida de mantener a los participantes comprometidos y generar discusiones basadas en sus respuestas.
Moderadores y facilitadores
Designa moderadores o facilitadores que ayuden a guiar las discusiones y a involucrar a los participantes. Estos moderadores pueden hacer preguntas provocativas, invitar a otros a compartir sus opiniones y asegurarse de que todos tengan la oportunidad de participar.
Proporciona guías de conversación o temas sugeridos para las interacciones informales. Esto puede ayudar a los participantes a iniciar conversaciones y encontrar puntos en común.
Seguimiento post-evento
Después de la rueda de negocios, envía un correo electrónico de seguimiento a los participantes con información sobre los contactos que hicieron, recursos adicionales y enlaces a grupos de discusión o plataformas de networking. Esto puede motivar a los asistentes a mantener las conexiones que establecieron durante el evento.
Envía encuestas para recoger feedback sobre las interacciones y la experiencia general del evento. Pregunta a los participantes sobre las conexiones que realizaron y cómo podrían mejorarse las oportunidades de interacción en el futuro.
Cronograma detallado de planificación
Semana | Día | Actividad | Descripción | Tareas | Recursos humanos |
Semana 1 | Día 1-2 | Definir el propósito del evento | Establecer el objetivo central del evento | Redactar declaración del propósito, establecer objetivos generales. | 1 Coordinador de Evento, 1 Director de Marketing |
Día 1-3 | Identificar público objetivo | Definir el perfil del público objetivo | Crear un perfil detallado. Investigar sector y empresas. Establecer tipo de participantes. | 1 Coordinador de Evento, 1 Analista de Mercado | |
Día 3-4 | Establecer metas medibles | Definir los resultados esperados en términos de conexiones, acuerdos, y participantes | Definir metas específicas. Establecer KPIs. | 1 Coordinador de Evento, 1 Analista de Datos, 1 Director de Marketing | |
Día 4-5 | Elegir la fecha del evento | Asegurarse de que la fecha no coincida con otros eventos relevantes | Revisar calendario de eventos. Confirmar disponibilidad. | 1 Coordinador de Evento, 1 Asistente de Logística | |
Día 5-6 | Seleccionar el lugar del evento | Escoger una ubicación accesible y adecuada | Investigar lugares, confirmar disponibilidad. Asegurar infraestructura necesaria. | 1 Coordinador de Evento, 1 Asistente de Logística, 1 Responsable de Infraestructura | |
Día 6-7 | Definir el formato de la rueda de negocios | Elegir el formato adecuado de interacción | Definir formato (rondas, paneles, etc.). Consultar con expertos. | 1 Coordinador de Evento, 1 Facilitador de Eventos | |
Día 7 | Crear la lista preliminar de participantes | Identificar empresas clave para invitar al evento | Crear y segmentar lista de empresas. Incluir contactos clave. | 1 Coordinador de Evento, 1 Asistente de Marketing, 1 Analista de Mercado | |
Semana 2 | Día 8-9 | Enviar invitaciones personalizadas | Enviar invitaciones por email y LinkedIn | Redactar invitaciones. Crear contenido atractivo. Enviar invitaciones. | 2 Coordinadores de Marketing, 1 Asistente de Comunicación |
Día 9-10 | Activar promoción en redes sociales y sitio web | Publicar el evento en plataformas sociales y actualizar el sitio web | Crear contenido visual. Programar publicaciones. Actualizar sitio web. | 2 Coordinadores de Marketing Digital, 1 Diseñador Gráfico | |
Día 10-11 | Crear y distribuir material promocional | Diseñar folletos, videos, y presentaciones del evento | Diseñar material promocional. Distribuir online y físicamente. | 2 Diseñadores Gráficos, 1 Coordinador de Marketing | |
Día 11-12 | Confirmar asistencia y enviar recordatorios | Confirmar asistencia y enviar recordatorios | Contactar participantes. Enviar recordatorios del evento. | 2 Asistentes de Eventos, 1 Coordinador de Comunicación | |
Día 12-13 | Revisar logística del evento | Confirmar todos los detalles logísticos del evento | Revisar detalles del lugar. Confirmar equipos técnicos. Coordinar proveedores. | 2 Asistentes de Logística, 1 Coordinador de Infraestructura, 1 Responsable de Tecnología | |
Día 13-14 | Configurar herramientas de gestión y networking | Implementar plataformas de registro y networking | Configurar plataformas (Eventbrite). Instalar y probar aplicaciones. | 1 Responsable de Tecnología, 1 Coordinador de Eventos | |
Día 14 | Ejecutar el evento: rueda de negocios | Facilitar la interacción entre los participantes | Organizar flujo del evento. Coordinar moderadores. Asegurar fluidez en interacciones. | 2 Coordinadores de Eventos, 3 Moderadores, 1 Asistente Logística | |
Post-evento | Día 15-16 | Recoger feedback mediante encuestas | Enviar encuestas post-evento para recoger opiniones | Diseñar y enviar encuestas. Asegurar preguntas claras sobre experiencia. | 1 Coordinador de Eventos, 1 Analista de Datos |
Día 16-17 | Comparar resultados con los objetivos | Evaluar el cumplimiento de metas en términos de conexiones y acuerdos | Analizar respuestas de encuestas. Comparar con objetivos. Identificar áreas de mejora. | 1 Coordinador de Eventos, 1 Analista de Datos | |
Día 17-18 | Enviar correos de agradecimiento y resumen del evento | Enviar agradecimientos y resúmenes a los participantes | Redactar correos personalizados. Incluir resultados y próximos pasos. | 2 Coordinadores de Eventos, 1 Asistente de Comunicación | |
Día 18-19 | Publicar contenido post-evento en redes sociales | Compartir fotos, resúmenes y resultados del evento | Crear y programar publicaciones post-evento. Agradecer públicamente. | 2 Coordinadores de Marketing Digital, 1 Diseñador Gráfico | |
Día 19 y posteriores (a definir) | Seguir nutriendo las relaciones | Mantener contacto con los participantes para futuras colaboraciones | Enviar materiales adicionales. Agendar reuniones de seguimiento. Mantener relación a largo plazo. | 1 Coordinador de Eventos, 1 Coordinador de Comunicación |
Evaluación y seguimiento post-evento
Métodos para recoger feedback
Evaluar el éxito de una rueda de negocios es esencial para entender su impacto y mejorar futuros eventos. Aquí te presento algunas estrategias efectivas para recoger feedback de los participantes después de la rueda de negocios.
Encuestas
Después del evento, envía encuestas a los participantes utilizando herramientas como Google Forms, SurveyMonkey o Typeform. Estas encuestas pueden incluir preguntas sobre la calidad de las reuniones, la relevancia de los contactos establecidos y la organización del evento. Es recomendable enviar el enlace a la encuesta poco después de finalizar el evento, cuando la experiencia aún esté fresca en la mente de los asistentes.
Incluye preguntas específicas, como “¿Cuántos contactos nuevos lograste establecer?” y “¿Qué aspectos de la rueda de negocios consideras que fueron más valiosos?”. Las preguntas abiertas también son útiles para recoger sugerencias y comentarios más detallados.
Para aumentar la tasa de respuesta, considera ofrecer incentivos, como la posibilidad de participar en un sorteo o descuentos en futuras ruedas de negocios.
Análisis de resultados
Una vez recopilado el feedback, compara los resultados con los objetivos establecidos antes del evento. Por ejemplo, si tu meta era generar un número específico de conexiones o reuniones, verifica cuántos se concretaron realmente. Este análisis te ayudará a medir el éxito de la rueda de negocios y a identificar áreas de mejora.
No solo analices los datos numéricos. Revisa también los comentarios cualitativos de las encuestas para obtener información más profunda sobre la experiencia de los asistentes y las percepciones que tienen sobre el evento.
Reuniones de evaluación interna
Organiza una reunión con tu equipo para discutir el feedback recibido y evaluar la rueda de negocios en conjunto. Comparte las opiniones y observaciones de los participantes y reflexiona sobre cómo se pueden aplicar estos aprendizajes a futuras ediciones.
Utiliza esta reunión para identificar claramente qué funcionó bien y qué aspectos se pueden mejorar. Este ejercicio es crucial para el crecimiento y la mejora continua.
Focus groups
Ten en cuenta la posibilidad de realizar sesiones de focus group con un grupo selecto de participantes para profundizar en su experiencia. Esto puede ofrecerte insights valiosos sobre sus opiniones y percepciones respecto al evento.
Un moderador debe guiar la conversación, haciendo preguntas abiertas que permitan a los participantes expresar sus pensamientos sobre aspectos específicos de la rueda de negocios.
Redes sociales y comentarios públicos
Revisa las menciones y comentarios sobre el evento en redes sociales. Anima a los participantes a compartir sus experiencias usando un hashtag específico relacionado con la rueda de negocios.
Los comentarios en redes sociales pueden proporcionarte una perspectiva externa sobre cómo se percibió el evento, lo que puede complementar el feedback obtenido a través de encuestas.
Seguimiento personalizado
Envía correos de agradecimiento a los asistentes y aprovecha para preguntarles sobre su experiencia. Este enfoque personal no solo te ayudará a obtener feedback, sino que también fortalecerá las relaciones con los participantes.
En tu seguimiento, invita a los participantes a asistir a futuras ruedas de negocios, lo que puede ayudar a construir una comunidad sólida y comprometida en torno a tus eventos.
Pasos para mantener el contacto con los participantes
El seguimiento posterior a una rueda de negocios es clave para consolidar las conexiones establecidas durante el evento y fomentar futuras oportunidades comerciales. Aquí te presento algunos pasos efectivos para mantener el contacto con los asistentes después del evento.
1. Email de agradecimiento
Envía un correo de agradecimiento a todos los participantes poco después del evento. Este mensaje debe ser cordial y personalizado, resaltando la importancia de su asistencia y participación. Puedes mencionar aspectos específicos del evento, como los paneles o las presentaciones más destacadas, para que el correo sea más relevante y significativo.
Incluye en el correo un resumen de los puntos clave discutidos durante la rueda de negocios, los resultados obtenidos (como el número de contactos generados o las alianzas potenciales) y los próximos pasos para mantenerse en contacto. También puedes agregar enlaces a contenido adicional, como grabaciones de las sesiones, presentaciones o artículos relacionados.
2. Intercambio de materiales
Proporciona a los participantes acceso a los materiales del evento, como presentaciones, grabaciones de las sesiones o resúmenes de los debates. Esto añade valor después del evento y refuerza tu posición como organizador comprometido con la utilidad de la rueda de negocios.
También puedes compartir una lista de contactos (con permiso previo) de todos los asistentes, facilitando que ellos mismos continúen la conversación y generen nuevas oportunidades de colaboración.
3. Redes sociales
Mantén una presencia activa en redes sociales después del evento, compartiendo fotos, videos o testimonios de los asistentes. Asegúrate de etiquetar a las empresas participantes para aumentar la visibilidad y generar interacciones en línea. Publicar resúmenes visuales o infográficos también puede ser una manera efectiva de reactivar la conversación entre los asistentes.
Considera la creación de grupos en plataformas como LinkedIn o Facebook, donde los asistentes puedan seguir interactuando, compartir sus experiencias y generar debates en torno a los temas tratados en el evento. Esto refuerza el networking más allá de la rueda de negocios.
4. Invitaciones a futuras iniciativas
Invita a los participantes a otros eventos que puedas estar organizando en el futuro, como ruedas de negocios adicionales, webinars o talleres. Mantener a los asistentes informados sobre futuras iniciativas comerciales refuerza tu relación con ellos y aumenta las posibilidades de que continúen asistiendo.
Si ofreces programas de membresía, clubes de negocios o alianzas estratégicas, este es un buen momento para invitar a los participantes a unirse. Explícale cómo continuar la relación puede beneficiarles, ya sea a través de eventos exclusivos, acceso a contenido premium o programas de mentoría.
5. Encuestas de seguimiento
Además de recoger feedback post-evento, enviar encuestas periódicas o preguntas de seguimiento puede ayudarte a mantener el contacto con los asistentes. Pregunta sobre cómo han aplicado los aprendizajes del evento o si han establecido conexiones significativas que resultaron en oportunidades comerciales.
6. Newsletter regular
Crea un newsletter o boletín informativo que incluya noticias relevantes del sector, casos de éxito de otros participantes del evento, y actualizaciones sobre próximas ruedas de negocios o iniciativas de networking. Un boletín mensual o trimestral te ayudará a mantener el contacto regular con los asistentes sin resultar invasivo.
Ofrece contenido exclusivo a los asistentes que continúen suscritos a tu newsletter. Esto puede incluir informes de tendencias, artículos de expertos o acceso a eventos exclusivos que mantendrán a los participantes comprometidos a largo plazo.
7. Seguimiento personalizado
Aparte de los correos masivos, considera hacer un seguimiento más personalizado con los participantes clave o aquellos que mostraron un interés especial en el evento. Un mensaje personalizado o una llamada para conocer su opinión sobre el evento, y si hubo conexiones valiosas, puede ayudar a fortalecer la relación a nivel individual.
Si es pertinente, puedes aprovechar este contacto personalizado para ofrecerles servicios o productos que complementen las oportunidades discutidas durante el evento, ya sea descuentos, paquetes promocionales o consultorías.
Conclusiones
Resumen de claves para un evento exitoso
Para lanzar una rueda de negocios en solo dos semanas, es fundamental:
Definir el propósito y los objetivos: Establecer un propósito claro, como generar leads o crear alianzas estratégicas, y fijar metas medibles para orientar la planificación y evaluar el éxito del evento.
Seleccionar a los participantes adecuados: Identificar empresas, emprendedores y profesionales cuyo perfil aporte valor, asegurando conexiones relevantes y beneficiosas para todos los asistentes.
Elegir la fecha, el lugar y el formato: Determinar una fecha estratégica y un espacio adecuado, ya sea físico o virtual, garantizando una infraestructura óptima para facilitar encuentros efectivos.
Promocionar estratégicamente el evento: Implementar campañas de email marketing, publicaciones en redes sociales y materiales digitales atractivos para atraer participantes y generar expectativa.
Diseñar una experiencia de networking efectiva: Incorporar moderadores, herramientas digitales y dinámicas estructuradas, como speed networking o mesas temáticas, para optimizar las interacciones.
Estructurar la rueda de negocios: Explicar la dinámica a los asistentes, restringir el acceso a sesiones clave, definir espacios para reuniones individuales y controlar los tiempos para maximizar la eficiencia.
Recoger feedback y dar seguimiento: Enviar resúmenes y agradecimientos, recopilar opiniones para mejorar futuras ediciones y fortalecer relaciones comerciales para futuras oportunidades de negocio
Una rueda de negocios bien organizada es la clave para generar conexiones estratégicas, impulsar oportunidades comerciales y fortalecer alianzas de valor.
Consejos finales para futuras ruedas de negocios
- Prepárate para adaptarte a cambios inesperados, como ajustes en la logística o en la participación de los asistentes. Un plan de contingencia siempre es útil.
- Busca aliados estratégicos o patrocinadores que aporten valor al evento, ya sea con recursos, promoción o contenido especializado.
- Analiza el feedback y los resultados de cada rueda de negocios para aprender y mejorar en ediciones futuras. Cada evento es una oportunidad para optimizar la experiencia.
- Fomenta relaciones de calidad, no solo cantidad. Prioriza las conexiones significativas y facilita interacciones personalizadas.
- Utiliza las últimas herramientas tecnológicas para mejorar la organización y experiencia del evento, desde plataformas de registro hasta apps de networking.
- Asegúrate de invitar a una mezcla diversa de industrias y niveles jerárquicos para fomentar interacciones más amplias y enriquecedoras.
- Mantén el foco en el valor que el evento proporciona a los participantes, tanto a nivel de oportunidades de negocio como en aprendizaje.
- Ofrece encuestas y herramientas para recoger opiniones durante el evento, no solo al final, para capturar impresiones frescas y reales.
- Comienza la interacción antes del evento, y continúa después con material de seguimiento o nuevas propuestas de colaboración.
- No te limites a un solo formato. Explora nuevas formas de interacción, como talleres o dinámicas interactivas que mantengan el interés.
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Daniela Sánchez Silva©