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Descubre por qué la revisión meticulosa de instalaciones y ensayos exhaustivos son esenciales para el éxito de tus eventos. Asegura que cada detalle esté en su lugar para una experiencia sin contratiempos.
En el vertiginoso mundo de la planificación de eventos, donde cada detalle cuenta y la excelencia es la meta, la revisión de instalaciones y los ensayos emergen como piedras angulares para el éxito.
En este artículo, se analizará cómo estas dos prácticas fundamentales son la clave para garantizar la fluidez, la seguridad y el impacto de cualquier evento, ya sea un concierto multitudinario, una conferencia empresarial o una gala benéfica.
Desde la evaluación minuciosa de las locaciones hasta la meticulosa coordinación de cada aspecto del evento, descubrirás cómo la preparación exhaustiva marca la diferencia entre un evento memorable y uno lleno de contratiempos.
Importancia de la revisión de instalaciones y los ensayos en la planificación de eventos
En la planificación de eventos, la revisión de instalaciones y la realización de ensayos son aspectos críticos que garantizan el éxito y la seguridad del evento. Desde conciertos masivos hasta conferencias corporativas, cada evento requiere una cuidadosa planificación y preparación para evitar contratiempos y asegurar una experiencia fluida para los asistentes.
La revisión de instalaciones implica evaluar meticulosamente el lugar donde se llevará a cabo el evento, desde el sistema de sonido y la iluminación hasta la disponibilidad de servicios básicos como electricidad y agua. Este proceso permite identificar posibles problemas y tomar medidas preventivas antes de que el evento tenga lugar.
Los ensayos son otra parte fundamental de la planificación de eventos, ya que brindan la oportunidad de probar todos los aspectos del evento antes de que los asistentes lleguen. Durante los ensayos, se simulan diferentes escenarios y se coordinan los roles y responsabilidades del personal involucrado en la ejecución del evento. Esto incluye desde los artistas o ponentes hasta el personal de seguridad y los técnicos de producción.
Los ensayos no solo permiten detectar posibles fallos en la logística o en el flujo del evento, sino que también ofrecen la oportunidad de realizar ajustes y mejoras para garantizar que todo funcione sin problemas el día del evento.
Exploración de la necesidad de una revisión minuciosa de todas las áreas del evento antes de su ejecución.
Antes de la ejecución de cualquier evento, es crucial realizar una revisión minuciosa de todas las áreas involucradas. Esta exploración exhaustiva se fundamenta en la necesidad de identificar posibles problemas, riesgos y deficiencias que podrían surgir durante el evento en sí.
En primer lugar, la revisión de las áreas del evento garantiza la seguridad tanto de los participantes como del personal involucrado. Se evalúan aspectos como la seguridad estructural de las instalaciones, la accesibilidad para personas con discapacidad, la presencia de salidas de emergencia y la capacidad de respuesta ante situaciones imprevistas, como incendios o evacuaciones. Este enfoque preventivo ayuda a mitigar riesgos y a prepararse para cualquier eventualidad, priorizando la protección de todos los asistentes.
Además de la seguridad, la revisión minuciosa de todas las áreas del evento busca garantizar la funcionalidad y eficiencia de cada elemento. Se examinan aspectos técnicos como el sistema de sonido, iluminación, equipos audiovisuales, conexión a internet y cualquier otra tecnología utilizada durante el evento.
La evaluación asegura que todos los equipos estén en óptimas condiciones de funcionamiento y que se cuente con los recursos necesarios para ofrecer una experiencia de alta calidad a los asistentes. Del mismo modo, se verifica la disponibilidad de servicios básicos como electricidad, agua y saneamiento, así como la distribución adecuada de espacios para cumplir con los requisitos logísticos y las necesidades del evento.
Otro aspecto fundamental de la revisión minuciosa es la coordinación entre diferentes equipos y proveedores involucrados en la ejecución del evento. Se establecen reuniones de coordinación para revisar el cronograma, asignar responsabilidades y garantizar una comunicación fluida entre todos los participantes.
La colaboración estrecha ayuda a prevenir conflictos, minimizar errores y optimizar la eficiencia operativa durante el evento. Además, se verifica la preparación del personal de seguridad, atención médica y otros servicios de apoyo para asegurar una respuesta rápida y efectiva ante cualquier emergencia.
La exploración detallada de todas las áreas del evento antes de su ejecución es esencial para garantizar la seguridad, funcionalidad y éxito general del evento. Al identificar y abordar proactivamente cualquier problema potencial, se crea un entorno propicio para ofrecer una experiencia memorable y sin contratiempos para todos los asistentes.
Detalles sobre cómo evaluar y preparar el lugar de celebración, incluyendo aspectos logísticos y de seguridad
La evaluación y preparación del lugar de celebración de un evento involucra una serie de pasos meticulosos para garantizar que el espacio esté listo para recibir a los asistentes de manera segura y eficiente.
En primer lugar, es crucial realizar una inspección exhaustiva del lugar para identificar cualquier posible riesgo o problema de seguridad. Esto incluye verificar la integridad estructural del edificio, inspeccionar las salidas de emergencia y asegurarse de que estén despejadas y accesibles, así como evaluar la capacidad del lugar para albergar a la cantidad prevista de asistentes de manera cómoda y segura.
Por otro lado, se deben considerar aspectos logísticos para garantizar el funcionamiento sin problemas del evento. Esto incluye evaluar la disposición del espacio para optimizar el flujo de personas y minimizar las congestiones, así como coordinar con proveedores para garantizar la disponibilidad de servicios como electricidad, agua, y servicios de catering si es necesario. Se deben tener en cuenta también aspectos como el estacionamiento y la accesibilidad para personas con discapacidad, asegurando que todos los asistentes puedan disfrutar del evento sin inconvenientes.
Una vez completada la evaluación inicial, se procede a preparar el lugar de celebración para el evento. Esto puede implicar la instalación de equipos técnicos como sistemas de sonido, iluminación y pantallas audiovisuales, así como la disposición de mobiliario y decoración de acuerdo con el tema o la naturaleza del evento. También se deben establecer áreas designadas para actividades específicas, como registro de asistentes, áreas de descanso o espacios para actividades interactivas.
En términos de seguridad, es fundamental implementar medidas preventivas y de respuesta ante emergencias. Esto puede incluir la contratación de personal de seguridad capacitado, la instalación de sistemas de detección de incendios y la capacitación del personal en procedimientos de evacuación y primeros auxilios. Además, se deben establecer protocolos de comunicación y coordinación con servicios de emergencia locales para garantizar una respuesta rápida y efectiva en caso de cualquier incidente.
La importancia de un programa detallado que incluya horarios y actividades específicas.
Un programa detallado que incluya horarios y actividades específicas es fundamental en la planificación de eventos por varias razones clave. En primer lugar, proporciona una estructura clara y organizada para el evento, lo que ayuda a mantener el orden y la puntualidad durante toda la jornada. Cada aspecto del evento, desde las presentaciones principales hasta los descansos y las actividades interactivas, se incorpora en el programa, permitiendo que los asistentes y el personal estén informados sobre qué esperar y cuándo.
Además de brindar una guía para el desarrollo del evento, un programa detallado también facilita la coordinación entre diferentes equipos y proveedores. Al tener horarios específicos para cada actividad, se minimizan los conflictos y se asegura una ejecución fluida y sincronizada. Esto es especialmente importante en eventos con múltiples componentes y personas involucradas, donde la coordinación precisa es esencial para el éxito general.
Otra ventaja significativa de un programa detallado es su capacidad para adaptarse a cambios de último minuto o imprevistos. Si surge algún problema durante el evento, tener un programa bien estructurado permite a los organizadores ajustar rápidamente los horarios o reorganizar las actividades para minimizar el impacto en la experiencia de los asistentes. Esta flexibilidad es crucial para mantener la profesionalidad y la eficiencia, incluso en situaciones desafiantes.
Un programa detallado también contribuye a la experiencia general del evento para los asistentes. Les proporciona una visión clara de lo que pueden esperar y les permite planificar su participación de manera efectiva, asegurándose de no perderse ninguna actividad importante. Esto aumenta la satisfacción de los asistentes y contribuye a la percepción positiva del evento en su conjunto.
La importancia de un programa detallado que incluya horarios y actividades específicas radica en su capacidad para proporcionar estructura, facilitar la coordinación, adaptarse a cambios y mejorar la experiencia general del evento para los asistentes.
Planificación temporal (Timing): Cómo establecer un cronograma eficiente para garantizar que todo se realice puntualmente
La planificación temporal, o el establecimiento de un cronograma eficiente, es un aspecto crucial en la organización de eventos para garantizar que todas las actividades se realicen puntualmente y de manera coordinada. En primer lugar, es fundamental definir claramente los objetivos y las etapas del evento, desde la preparación inicial hasta la clausura. Esto permite tener una visión global de las tareas que deben completarse y los plazos asociados a cada una de ellas.
Una vez que se han establecido los objetivos y las etapas del evento, se procede a desglosarlas en actividades más específicas y asignarles tiempos estimados de duración. Es importante ser realista al estimar el tiempo necesario para cada actividad, teniendo en cuenta posibles imprevistos o retrasos potenciales. Además, se deben identificar las dependencias entre diferentes actividades, es decir, aquellas que deben completarse antes de que otras puedan comenzar.
Con esta información, se elabora un cronograma detallado que incluya todas las actividades del evento, desde la fase de planificación hasta la ejecución y el desmontaje. El cronograma debe ser claro y fácil de entender, con fechas, horas y responsables asignados para cada actividad. Además, se pueden utilizar herramientas como diagramas de Gantt para visualizar la secuencia de actividades y las interdependencias entre ellas.
Una vez establecido el cronograma, es importante monitorear y actualizar regularmente su progreso. Esto permite identificar cualquier desviación o retraso en el plan y tomar medidas correctivas de manera oportuna para minimizar su impacto en el resto del evento. La comunicación efectiva entre los miembros del equipo y los proveedores también es clave para mantener el cronograma en curso y resolver cualquier problema que surja.
Finalmente, es fundamental contar con un margen de tiempo adicional en el cronograma para afrontar imprevistos y ajustes de último minuto. Esta flexibilidad ayuda a reducir el estrés y la presión sobre el equipo organizador, asegurando que el evento se desarrolle de manera suave y sin contratiempos.
Al desglosar las etapas del evento, asignar tiempos estimados para cada actividad, monitorear su progreso y contar con un margen de tiempo adicional, se maximiza la probabilidad de éxito y se asegura una experiencia fluida para todos los involucrados.
Uso de escaletas para organizar y coordinar diferentes aspectos del evento
El uso de escaletas es una herramienta fundamental en la organización y coordinación de eventos, ya que permite estructurar y planificar de manera detallada cada aspecto del evento, desde el inicio hasta el final. En esencia, una escaleta es un documento que presenta una secuencia cronológica de las actividades que tendrán lugar durante el evento, incluyendo horarios, responsables y detalles específicos de cada tarea. Esto facilita la coordinación entre los diferentes equipos y proveedores, asegurando que todos estén al tanto de lo que se espera de ellos y cuándo deben realizar sus respectivas acciones.
Una de las ventajas más significativas del uso de escaletas es su capacidad para proporcionar una visión general clara y detallada del evento en su totalidad. Esto permite a los organizadores tener una comprensión completa de la secuencia de actividades y de cómo se interrelacionan entre sí. Además, al presentar las actividades de manera ordenada y estructurada, las escaletas ayudan a minimizar la posibilidad de olvidar algún aspecto importante del evento.
Otro beneficio clave de las escaletas es su capacidad para identificar y resolver posibles conflictos de programación. Al tener una visión clara de todas las actividades planeadas, es más fácil detectar situaciones donde hay superposiciones de horarios o dependencias entre actividades. Esto permite a los organizadores ajustar el cronograma de manera proactiva para evitar problemas y garantizar que el evento se desarrolle sin contratiempos.
Al mismo tiempo, las escaletas también sirven como una herramienta de comunicación efectiva. Al compartir la escaleta con todos los involucrados en el evento, se asegura de que cada persona esté al tanto de sus responsabilidades y de cómo estas se integran en el conjunto del evento. Esto promueve la colaboración y la eficiencia, ya que todos trabajan hacia un objetivo común siguiendo un plan claro y estructurado.
Al ofrecer una visión general clara del evento, ayudar a evitar conflictos de programación y facilitar la comunicación entre los equipos, las escaletas son una herramienta invaluable para garantizar que el evento se desarrolle de manera exitosa y sin contratiempos.
La creación de una lista completa de las áreas del evento y sus funciones
La creación de una lista completa de las áreas del evento y sus funciones es un paso esencial en la planificación y organización de cualquier tipo de evento. Esta lista detallada proporciona una visión global de todos los aspectos que deben ser considerados y gestionados para garantizar el éxito del evento. En primer lugar, se identifican todas las áreas clave del evento, que pueden incluir desde la entrada y el registro de los asistentes hasta las áreas de presentación, exhibición o entretenimiento.
Una vez que se han identificado las áreas del evento, se procede a definir las funciones específicas asociadas a cada una de ellas. Esto implica determinar qué actividades o servicios se llevarán a cabo en cada área y quiénes serán los responsables de ejecutarlas. Por ejemplo, en el área de registro, se designará personal para recibir a los asistentes, proporcionar credenciales y responder preguntas relacionadas con el evento.
Además de asignar responsabilidades, la lista de áreas y funciones también sirve como una herramienta de coordinación y comunicación entre los diferentes equipos y proveedores involucrados en el evento. Al tener una comprensión clara de quién es responsable de qué y dónde se llevarán a cabo las actividades, se facilita la colaboración y se minimizan los malentendidos o confusiones durante la ejecución del evento.
Otro aspecto importante de la creación de esta lista es que ayuda a identificar posibles brechas o áreas de mejora en la planificación del evento. Al revisar cada área y función en detalle, se pueden detectar aspectos que podrían haber sido pasados por alto o subestimados en la fase de planificación inicial. Esto permite realizar ajustes y correcciones antes de que el evento tenga lugar, evitando problemas de último minuto y garantizando una experiencia fluida para los asistentes.
Cómo mantener un registro de los participantes, oradores, artistas y otros involucrados
Mantener un registro detallado de los participantes, oradores, artistas y otros involucrados es una tarea fundamental en la planificación y ejecución de eventos. Este registro sirve como una herramienta central de gestión que permite a los organizadores mantener un control preciso sobre quiénes estarán presentes, cuáles son sus roles y cómo comunicarse con ellos de manera efectiva antes, durante y después del evento.
En primer lugar, es importante recopilar información completa y precisa de cada participante, orador, artista u otro individuo relevante. Esto incluye detalles como nombres completos, información de contacto, afiliaciones o empresas representadas y cualquier otra información pertinente que pueda ser necesaria para la coordinación logística o la comunicación.
Una vez recopilada esta información, se utiliza para mantener un registro organizado y actualizado de todos los involucrados en el evento. Esto puede hacerse mediante una base de datos electrónica, una hoja de cálculo o un sistema de gestión de eventos especializado. Cada persona se registra con sus detalles correspondientes, lo que facilita el acceso rápido a la información cuando sea necesario.
Además de mantener un registro básico, es útil incluir detalles específicos sobre los roles y responsabilidades de cada individuo. Por ejemplo, se puede indicar si alguien es un orador principal, un panelista, un artista invitado, un patrocinador o un voluntario. Esto ayuda a garantizar que cada persona esté claramente informada sobre sus responsabilidades y expectativas durante el evento.
El registro de los participantes también puede incluir información sobre sus preferencias o requisitos especiales, como necesidades dietéticas, requerimientos de accesibilidad o cualquier otra solicitud específica. Esto permite a los organizadores anticiparse a las necesidades individuales de cada persona y brindar un servicio personalizado y adaptado.
Finalmente, mantener un registro actualizado de los participantes, oradores, artistas y otros involucrados es crucial para la comunicación efectiva antes, durante y después del evento. Esto incluye enviar confirmaciones de asistencia, recordatorios de horarios, información de logística y cualquier otra comunicación relevante para garantizar una experiencia fluida y exitosa para todos los involucrados.
La importancia de obtener confirmaciones y firmas de aprobación de los responsables de áreas clave
La importancia de obtener confirmaciones y firmas de aprobación de los responsables de áreas clave en la planificación de eventos radica en la necesidad de garantizar una coordinación efectiva y una ejecución sin contratiempos. Estos documentos de confirmación y aprobación son un respaldo formal de que los detalles, decisiones y acciones planificadas han sido revisados y aceptados por las partes relevantes, lo que ayuda a mitigar riesgos y evitar malentendidos durante el desarrollo del evento.
Al obtener confirmaciones y firmas de aprobación, se establece una línea clara de responsabilidad y rendición de cuentas entre los diferentes equipos y áreas funcionales involucradas en la organización del evento. Esto garantiza que cada equipo esté al tanto de sus responsabilidades y expectativas, así como de las decisiones tomadas en otros departamentos que puedan afectar su trabajo. Además, proporciona un registro documentado que puede ser consultado en caso de disputas o discrepancias durante el evento.
En la fase de planificación, obtener confirmaciones y firmas de aprobación ayuda a garantizar que todos los aspectos críticos del evento hayan sido revisados y aprobados por los responsables de cada área. Esto incluye aspectos como el presupuesto, la logística, la seguridad, el programa del evento y cualquier otro detalle relevante. Al obtener la aprobación de las partes interesadas desde el principio, se evitan malentendidos y se minimiza la posibilidad de realizar cambios de último minuto que puedan afectar la calidad o la viabilidad del evento.
Durante la ejecución del evento, las confirmaciones y firmas de aprobación sirven como una herramienta de referencia rápida y confiable para resolver cualquier problema o pregunta que surja. Los responsables de cada área pueden consultar estos documentos para recordar decisiones previas o verificar detalles específicos, lo que agiliza el proceso de toma de decisiones y garantiza una respuesta rápida y eficiente a cualquier situación que se presente.
Obtener confirmaciones y firmas de aprobación de los responsables de áreas clave es esencial en la planificación y ejecución de eventos para garantizar una coordinación efectiva, una ejecución sin contratiempos y una rendición de cuentas clara entre los diferentes equipos y áreas funcionales involucradas.
Puesto o sala de control: Detalles sobre la configuración y el funcionamiento de un puesto de control central
El puesto o sala de control representa el núcleo operativo de un evento, donde se coordina y monitorea el flujo de actividades y recursos para garantizar su correcto desarrollo. En términos de configuración, esta área se diseña estratégicamente para ofrecer una vista panorámica de todas las operaciones del evento. Por lo general, se ubica en un lugar central y estratégico que permita una visión completa de las diferentes áreas y actividades. Además, se equipa con tecnología avanzada, como monitores, sistemas de comunicación, y software de gestión de eventos, que facilitan la supervisión y el control en tiempo real.
El funcionamiento del puesto de control implica la coordinación activa entre los miembros del equipo encargados de diferentes aspectos del evento. Estos incluyen personal de seguridad, logística, tecnología, atención al cliente, y otros. Cada miembro tiene asignadas responsabilidades específicas, y la comunicación fluida y la colaboración son fundamentales para asegurar una ejecución eficiente. Desde el puesto de control se gestionan aspectos como la seguridad del evento, el flujo de tráfico de personas, la gestión de emergencias, y la solución de problemas que puedan surgir durante el desarrollo del evento.
El puesto de control también actúa como un centro de comando para la toma de decisiones estratégicas. Los líderes y coordinadores del evento se reúnen en esta área para evaluar el progreso, identificar posibles problemas y ajustar la planificación según sea necesario. La capacidad de respuesta rápida y efectiva es esencial, y el puesto de control sirve como punto focal para coordinar acciones y recursos en tiempo real.
Por qué los ensayos son esenciales y cómo llevarlos a cabo de manera efectiva
Los ensayos son una parte esencial en la planificación de eventos, ya que permiten a los organizadores y al equipo involucrado anticipar posibles problemas y garantizar un desarrollo fluido y exitoso. La realización de ensayos efectivos es fundamental para identificar y resolver cualquier problema logístico, técnico o de coordinación que pueda surgir durante el evento real. Además, los ensayos brindan la oportunidad de afinar detalles, ajustar tiempos y asegurarse de que todos los involucrados estén familiarizados con sus roles y responsabilidades.
Para llevar a cabo ensayos efectivos, es importante comenzar con una planificación detallada que incluya objetivos claros y un cronograma específico para cada ensayo. Esto implica identificar las áreas críticas que deben ser probadas, como la secuencia de eventos, la coordinación entre equipos, la respuesta a emergencias y la funcionalidad de equipos técnicos. Además, se debe asignar un líder de ensayos responsable de coordinar y dirigir el proceso.
Durante los ensayos, es crucial simular condiciones lo más cercanas posibles a las del evento real. Esto incluye utilizar los mismos equipos, herramientas y espacios que se usarán durante el evento, así como involucrar a todos los participantes relevantes, como el personal de seguridad, los proveedores y los artistas. Se deben crear escenarios realistas que aborden una variedad de situaciones, desde problemas técnicos hasta emergencias imprevistas, para garantizar que el equipo esté preparado para enfrentar cualquier eventualidad.
Es importante recopilar retroalimentación y realizar evaluaciones después de cada ensayo para identificar áreas de mejora y realizar ajustes según sea necesario. Esto puede implicar realizar cambios en el plan de contingencia, modificar horarios o mejorar la coordinación entre equipos. La retroalimentación regular y la adaptación son fundamentales para garantizar que los ensayos sean efectivos y que el equipo esté completamente preparado para el evento real.
Cómo proporcionar orientación y directrices a los participantes durante los ensayos
Proporcionar orientación y directrices claras a los participantes durante los ensayos es fundamental para asegurar que comprendan sus roles y responsabilidades, así como para maximizar la efectividad de la práctica. En primer lugar, es importante comenzar cada ensayo con una reunión inicial donde se expliquen los objetivos del ensayo, el plan de acción y las expectativas para los participantes. Esto establece un marco claro desde el principio y ayuda a alinear a todos los involucrados en torno a los objetivos comunes del ensayo.
Durante el ensayo, el facilitador o líder de ensayo debe proporcionar instrucciones detalladas y claras sobre las diferentes etapas o escenarios que se están practicando. Esto puede incluir información sobre el timing de cada actividad, los protocolos de seguridad, las comunicaciones entre equipos y cualquier otro detalle relevante. Es importante ser conciso y específico para evitar confusiones y garantizar que todos estén en la misma página.
Por otra parte, es útil contar con material escrito, como guiones o listas de verificación, que los participantes puedan consultar según sea necesario. Esto les brinda una referencia visual que pueden seguir durante el ensayo y les ayuda a recordar los detalles importantes, especialmente en situaciones de estrés o presión.
Durante el ensayo, el facilitador debe estar disponible para responder preguntas y proporcionar retroalimentación constructiva a los participantes. Esto fomenta un ambiente de colaboración y aprendizaje, donde todos tienen la oportunidad de mejorar y ajustar su desempeño en función de las necesidades del evento.
A finalizar el ensayo, es importante realizar una sesión de retroalimentación donde se discutan los puntos fuertes y áreas de mejora identificadas durante la práctica. Esto permite a los participantes reflexionar sobre su desempeño y recibir orientación adicional sobre cómo pueden mejorar en el futuro.
Al establecer expectativas claras, proporcionar instrucciones detalladas y estar disponibles para brindar apoyo y retroalimentación, se crea un ambiente propicio para el aprendizaje y la mejora continua.
Resumen de la importancia de la revisión de instalaciones y los ensayos en eventos exitosos
La revisión de instalaciones y los ensayos son elementos fundamentales para la realización de eventos exitosos por varias razones:
Identificación de problemas potenciales: La revisión de instalaciones permite detectar posibles problemas técnicos, de seguridad o logísticos antes de que ocurran durante el evento. Esto incluye desde fallos en equipos hasta deficiencias en la infraestructura.
Aseguramiento de la calidad: Los ensayos proporcionan la oportunidad de probar todos los aspectos del evento, desde la configuración del escenario hasta el flujo de asistentes. Esto garantiza que todo funcione según lo planeado y que la experiencia del espectador sea óptima.
Optimización de recursos: Al realizar ensayos, se pueden identificar y corregir ineficiencias en la asignación de recursos como tiempo, personal y materiales. Esto permite una gestión más efectiva de los recursos y puede ayudar a reducir costos innecesarios.
Mejora de la coordinación: Los ensayos brindan la oportunidad para que todos los equipos involucrados en el evento, desde producción hasta seguridad, trabajen juntos y coordinen sus esfuerzos. Esto es crucial para garantizar una ejecución fluida el día del evento.
Mitigación de riesgos: Al realizar revisiones exhaustivas y ensayos completos, se pueden identificar y abordar posibles riesgos de seguridad o de otro tipo antes de que representen una amenaza durante el evento. Esto contribuye a la seguridad de los asistentes y al éxito general del evento.
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Daniela Sánchez Silva©