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Con esta segunda parte de la guía, darás un gran paso hacia la consecución del empleo que siempre has deseado, equipándote con las herramientas y conocimientos necesarios para destacar en el competitivo mundo laboral.
En esta segunda parte de la guía completa para aspirantes a organizadores de eventos, continuaré explorando los secretos y estrategias fundamentales para ingresar con éxito en este emocionante campo laboral.
En este artículo, encontrarás las claves para prepararte adecuadamente para entrevistas de trabajo, mejorar tus habilidades de comunicación, crear un sólido portafolio de eventos y establecer una red de contactos valiosa.
¡Prepárate para sumergirte aún más en el fascinante mundo de la industria de eventos y descubrir las herramientas y consejos que te acercarán un paso más hacia la realización de tu sueño profesional!
Guía completa para trabajar como event planner
1. Prepárate para una entrevista laboral
Prepara respuestas sólidas para preguntas comunes de entrevistas, como las relacionadas con las habilidades para trabajar bajo presión, experiencia previa, manejo de problemas y planificación del trabajo.
También puedes considerar hacer una simulación de una planificación de eventos para demostrar tus habilidades y experiencia.
1.1. Posibles preguntas de una entrevista para organizador de eventos y consejos para alcanzar el éxito
Durante una entrevista de trabajo para el puesto de organizador de eventos, es común que el entrevistador haga preguntas relacionadas a la experiencia previa del candidato en la organización de eventos, su capacidad para trabajar en equipo y su capacidad para manejar situaciones de estrés.
A continuación te presento algunas preguntas frecuentes y consejos para afrontar cada una de estas:
Háblame de ti.
– El empleador busca una respuesta breve y relevante que resuma tu experiencia laboral relevante, habilidades y cualidades. No es necesario entrar en detalles de tu vida personal o hablar sobre experiencias que no sean relevantes para el trabajo.
– Destaca tus logros y responsabilidades, enfocándote en la relevancia para el puesto al que estás aplicando. Menciona tus habilidades clave y cualidades personales. También muestra interés en la empresa y cómo tu experiencia se alinea con sus objetivos.
– Mantén tu respuesta concisa y practica tu respuesta para transmitir confianza.
– Recuerda personalizar tu respuesta en función de tu propia experiencia y destacar los aspectos más relevantes para el puesto específico al que estás aplicando.
¿Cómo manejas las situaciones de estrés en el trabajo?
– Destaca que eres una persona que se mantiene enfocada en la tarea en todo momento y trata de no dejar que el estrés la abrume.
– Menciona que cuando percibes que la situación se está volviendo difícil, intentas tomarte un momento para respirar y relajarte, y te apoyas en tu equipo para ayudar a aliviar la carga de trabajo.
¿Cómo te ves en 5 años?
– Los empleadores buscan evaluar tu ambición, metas a largo plazo y capacidad de planificación. Debes mostrar una visión clara de tu carrera, alineada con los objetivos de la empresa.
– Destaca tu interés en adquirir habilidades, asumir más responsabilidades y contribuir al éxito de la empresa. Adaptar tu respuesta a la industria y el puesto específico demuestra enfoque y compromiso.
¿Cómo gestionas el presupuesto de un evento?
– Describe cómo analizas y evalúas el presupuesto de un evento, y cómo tomas decisiones sobre qué áreas son más importantes para gastar y cuáles pueden ser ajustadas.
– También puedes hablar sobre tu habilidad para negociar precios y encontrar formas creativas de reducir costos sin sacrificar la calidad del evento.
¿Cómo trabajas en equipo y qué rol sueles tener?
– Menciona que el trabajo en equipo es esencial para el éxito en la organización de eventos.
¿Qué tipo de eventos has organizado en el pasado?
– Procura hablar de los tipos de eventos que has organizado en el pasado de forma sintética, destacando aquellos que son similares al evento que estás solicitando.
– Incluye detalles sobre el tamaño, el presupuesto y los objetivos del evento, así como cualquier desafío o problema que hayas superado.
¿Por qué te gustaría trabajar aquí?
– El empleador busca evaluar tu motivación y conocimiento de la empresa. Muestra entusiasmo por la oportunidad y demuestra que has investigado y comprendido la empresa.
– Destaca un aspecto específicos que más te motiva de la oferta, y describe cómo tus habilidades se alinean con sus necesidades. Evita hablar de aspectos demasiado generales.
– Resalta las oportunidades de crecimiento y desarrollo. Muestra un interés genuino y cómo puedes contribuir al éxito de la empresa.
¿De qué manera manejas las situaciones de alta presión y cambios de última hora?
– Explica cómo te mantienes enfocado y productivo bajo presión, y cómo priorizas y reorganizas tu trabajo cuando cambian las circunstancias.
– Comparte un ejemplo específico de cómo manejaste una situación de última hora en un evento anterior.
¿Cuál es tu mayor debilidad?
– Sé sincero al identificar una debilidad controlable y explícala brevemente, ya que el empleador busca evaluar tu nivel de autocrítica y reflexión. Luego, destaca las acciones específicas que estás tomando para superarla, como cursos de capacitación o práctica adicional.
– Muestra una actitud positiva al mencionar cómo esta experiencia te ha ayudado a crecer y resalta tus fortalezas relacionadas.
¿Cómo respondes a las expectativas de los clientes?
– Destaca que la comunicación es clave en la gestión de las expectativas de los clientes y explica que es importante escuchar activamente sus necesidades y deseos, y trabajar en estrecha colaboración con ellos para asegurarnos de que se cumplan sus objetivos.
¿Cómo te comunicas con clientes, proveedores y miembros del equipo?
– Describe tu estilo de comunicación y cómo te adaptas a las diferentes personas y situaciones.
– Resalta tu habilidad para escuchar y responder a las necesidades de los demás, y cómo te mantienes en contacto con los miembros del equipo y los proveedores para garantizar que el evento se lleve a cabo sin problemas.
¿Cuál es tu experiencia previa en la organización de eventos?
– Describe tus proyectos de organización de eventos en el pasado, incluyendo conferencias, bodas y eventos corporativos.
¿Cómo te mantienes actualizado sobre las últimas tendencias y tecnologías en la organización de eventos?
– Habla sobre los recursos que utilizas para mantenerse actualizado sobre las tendencias en la organización de eventos, como asistir a conferencias y seminarios, leer revistas y blogs especializados, y participar en grupos y comunidades en línea.
– También puedes resaltar tu curiosidad y voluntad de aprender y experimentar con nuevas ideas.
¿Cómo te aseguras de que un evento cumpla con sus objetivos?
– Menciona que la clave del éxito es una buena planificación y organización.
¿Por qué debería contratarte?
– El empleador busca evaluar tus fortalezas, habilidades relevantes y entusiasmo por la oportunidad.
– Destaca tus logros y experiencias relevantes de cara a ese puesto, resalta cómo encajas con la empresa y demuestra cómo tus habilidades pueden contribuir a su éxito.
– Sé convincente, auténtico y muestra tu pasión y compromiso.
¿Cómo gestionas las situaciones de conflictos entre miembros del equipo o proveedores durante la planificación de un evento?
– Menciona la importancia de escuchar a todas las partes involucradas, así como tratarlas con respeto y buscar una solución justa y equitativa.
– Enfócate en la importancia de ser proactivo en la gestión de conflictos y anticipar posibles riesgos.
¿Cómo manejas la comunicación con los clientes y te aseguras su satisfacción?
– Destaca que una comunicación clara y constante es clave para mantener a los clientes satisfechos.
¿Tienes alguna pregunta?
– El empleador busca evaluar tu nivel de interés, comprensión de la empresa y capacidad para hacer preguntas relevantes cuando te preguntan si tienes alguna pregunta.
– Aprovecha la oportunidad para obtener información adicional sobre la empresa, el puesto, las responsabilidades y las oportunidades de crecimiento.
– Haz preguntas bien pensadas que demuestren tu interés genuino y conocimiento.
– Evita hacer preguntas que ya se hayan abordado y mantén un enfoque profesional y entusiasta.
1.2. Ejemplos de posibles preguntas que puedes realizar al finalizar la entrevista
¿Cuál es el mayor desafío que enfrenta actualmente el equipo de organización de eventos y cómo podría contribuir a superarlo?
¿Cómo es la dinámica de trabajo del equipo de organización de eventos? ¿Hay oportunidades de colaboración y desarrollo profesional?
¿Qué tipo de eventos suele organizar la empresa y cuál es su enfoque en términos de creatividad e innovación?
¿Cuál es la estructura de supervisión y apoyo que se brinda al equipo de organización de eventos?
¿Cuál es la política de la empresa con respecto al crecimiento y desarrollo profesional de los empleados en el área de organización de eventos?
¿Cómo se mide el éxito de los eventos organizados por la empresa y qué oportunidades hay para recibir retroalimentación sobre mi desempeño?
¿Cuál es el proceso de planificación y ejecución de eventos en la empresa y cómo se aseguran de mantenerse al día con las tendencias y mejores prácticas de la industria?
¿Cuál es la relación y colaboración con proveedores y socios externos en la organización de eventos?
¿Cuál es el calendario típico de trabajo y cómo se manejan las situaciones de alta carga de trabajo o plazos ajustados?
¿Cómo es la cultura organizacional de la empresa y cómo se fomenta el trabajo en equipo y la colaboración en el departamento de organización de eventos?
1.3. ¿Qué buscan los empleadores?
Los responsables de contratar personal para empresas y agencias de eventos buscan una combinación de actitudes, habilidades y características generales en las personas que se postulan, tales como:
– Compromiso y actitud positiva: Valoran el compromiso con el proyecto y la disposición para aportar. Además, buscan personas proactivas, energéticas y con una actitud resolutiva.
– Versatilidad y habilidades transversales: Hay una creciente demanda de perfiles versátiles y transversales, capaces de adaptarse a una época transmedia. Se valoran las habilidades blandas como la comunicación efectiva y la creación de confianza.
– Responsabilidad y delegación: Creen en la responsabilización y la delegación. Por otra parte, destacan la importancia de asumir riesgos, hacer coaching y guiar a los empleados para fomentar el compromiso.
– Experiencia práctica y formación especializada: Ven como un reto la falta de formación específica en eventos, pero se resaltan la importancia de la experiencia práctica. Para ellos es clave involucrar a los candidatos jóvenes en el trabajo real desde etapas tempranas.
– Identificación de talentos: Más allá de habilidades técnicas específicas, los empleadores buscan actitudes como la actitud positiva, proactividad, energía y carácter resolutivo. Al mismo tiempo, valoran la adaptabilidad y la inquietud por mejorar.
– Comprensión del propósito y sentido del trabajo: Destacan la importancia de dar sentido al trabajo para motivar a los empleados y buscan individuos que comprendan el propósito de la empresa y se sientan parte integral del proyecto.
– Comunicación y comprensión empresarial: La comunicación efectiva y la comprensión de la estrategia empresarial son cruciales. Para los empleadores es esencial la cercanía entre la dirección y los equipos para desarrollar el orgullo de pertenencia.
– Reflexión estratégica y tiempo para pensar: Reconocen la necesidad de combinar táctica con estrategia, lo que implica detenerse y reflexionar. Para ellos el desafío actual incluye la priorización de lo importante sobre lo urgente y encontrar tiempo para pensar.
2. Desarrolla habilidades de comunicación
Un organizador de eventos debe tener una amplia variedad de habilidades de comunicación para poder interactuar efectivamente con clientes, proveedores, personal de apoyo, y otros participantes en el evento. Estas son algunas que son clave:
– Escucha activa: Es importante escuchar y entender las necesidades de los clientes y otros participantes en el evento para poder satisfacerlas.
– Comunicación verbal: Los organizadores de eventos deben ser capaces de comunicarse claramente y con confianza con sus clientes y proveedores para poder negociar, hacer acuerdos, y solucionar problemas.
– Comunicación escrita: Esto implica poder redactar correos electrónicos, contratos y otros documentos escritos de manera clara y efectiva.
– Habilidades de presentación: Es fundamental poder presentar ideas, presupuestos y planes a los clientes y otros participantes del evento, por lo que se deben tener habilidades de presentación sólidas.
– Resolución de conflictos: En algunas ocasiones, se deben resolver conflictos de manera efectiva y rápida, para evitar que los problemas se intensifiquen.
– Habilidades de persuasión: A veces, los organizadores de eventos deben persuadir a los clientes y proveedores para que hagan algo que inicialmente no querían hacer, por lo que es importante tener habilidades de persuasión sólidas.
2.1. Algunos cursos en línea (gratuitos y pagos) que pueden ayudarte a desarrollar habilidades de comunicación
Habilidades de Comunicación interpersonal adaptada a equipos remotos (EdX).
Aprende expresión oral / Aprende a hablar en público (Udemy).
Comunicación Avanzada / Feedback / Comentarios Constructivos (Udemy).
Cómo comunicarse con tacto y diplomacia (LinkedIn Learning).
Hablar en público (Google Actívate).
Comunicación Comercial (Google Actívate)
3. Crea un porfolio de eventos
El porfolio de un diseñador de eventos es una colección de trabajos pasados y proyectos en los que el diseñador ha participado. Es una herramienta visual que muestra la experiencia, habilidades y estilo del diseñador en la planificación y ejecución de eventos.
Crear un porfolio de eventos puede ser una excelente manera de demostrar tus habilidades y experiencia en la planificación y organización de eventos. Este puede incluir una variedad de eventos, como conferencias, seminarios, ferias comerciales, talleres, reuniones corporativas, lanzamientos de productos, entre otros.
En el caso que tengas experiencia como organizador de eventos, te recomiendo incluir fotos, reseñas y cualquier otra documentación que puedas tener de eventos que hayas planificado y coordinado. A continuación te dejo algunos pasos que puedes seguir para crearlo:
Paso 1. Elige los eventos que deseas incluir: Revisa tu experiencia en la planificación y organización de eventos. Escoge los eventos que te sientas más orgulloso de haber organizado o aquellos que demuestren tus habilidades y experiencia.
Paso 2. Recopila información: Ordena tus archivos y recopila toda la información que tengas sobre los eventos que has seleccionado. Esto incluye fotografías, videos, programas, folletos, informes, testimonios y cualquier otro material relevante.
Paso 3. Crea una estructura: Decide cómo deseas organizar tu portfolio de eventos. Puedes crear una página web o un archivo en PDF, o utilizar cualquier otro formato que se te ocurra. Asegúrate de que sea fácil de navegar y que muestre claramente tus habilidades y experiencia.
Paso 4. Organiza la información: Organiza la información que has recopilado en secciones lógicas. Por ejemplo, puedes crear secciones separadas para cada evento que incluyan fotografías, testimonios y un resumen del evento. También puedes incluir una sección de biografía que presente tus habilidades y experiencia en la planificación y organización de eventos.
Paso 5. Diseña: Crea un diseño atractivo y profesional. Utiliza colores y fuentes que sean consistentes con tu marca personal y asegúrate de que las imágenes sean de alta calidad.
Paso 6. Comparte: Una vez que hayas terminado tu porfolio, compártelo con posibles clientes, empleadores y colegas. Publícalo en tu sitio web o en plataformas de redes sociales y asegúrate de incluirlo en tu currículum vitae o en cualquier otra aplicación o presentación que hagas.
Un portafolio de eventos es una colección organizada de eventos que una persona, empresa o entidad ha realizado, organizado o participado.
3.1. Pasos para crear un porfolio si no se tiene experiencia en el área
Paso 1. Identifica tus habilidades: Antes de comenzar a crear tu portfolio, identifica tus habilidades y fortalezas. Piensa en las habilidades transferibles que has desarrollado en la escuela, en trabajos anteriores o en proyectos personales. Estas pueden incluir organización, liderazgo, trabajo en equipo, creatividad, resolución de problemas, comunicación, entre otras.
Paso 2. Crea proyectos personales: Una forma de demostrar tus habilidades es crear proyectos personales que muestren tu capacidad para planificar, diseñar y ejecutar proyectos. Por ejemplo, puedes organizar un evento para amigos y familiares, diseñar un sitio web o un blog, o incluso crear un vídeo o un podcast.
Paso 3. Utiliza proyectos de clase: Si estás estudiando en la escuela o en la universidad, puedes utilizar proyectos de clase como parte de tu portfolio. Asegúrate de destacar tu contribución al proyecto y cómo tus habilidades ayudaron a que el proyecto fuera exitoso.
Paso 4. Incluye proyectos voluntarios: Si has participado en proyectos voluntarios, asegúrate de incluirlos en tu portfolio. Estos proyectos pueden demostrar tu compromiso y pasión por una causa y cómo has utilizado tus habilidades para ayudar a la comunidad.
Paso 5. Crea una estructura para tu portfolio: Decide cómo deseas organizarlo. Puedes crear una página web o un archivo en PDF, o utilizar cualquier otro formato que se te ocurra. Procura que sea fácil de navegar y que muestre claramente tus habilidades y potencial.
Paso 6. Diseña: Crea un diseño atractivo y profesional. Utiliza colores y fuentes que sean consistentes con tu marca personal y asegúrate de que las imágenes sean de alta calidad.
Paso 7. Comparte: Una vez que hayas terminado tu porfolio, compártelo con posibles empleadores o colegas. Publícalo en tu sitio web o en plataformas de redes sociales y asegúrate de incluirlo en tu currículum vitae o en cualquier otra aplicación o presentación que hagas.
Al seguir estos pasos, podrás crear un portfolio que destaque tus habilidades y potencial, incluso si no tienes experiencia previa en el campo.
La creación de un portafolio de eventos funciona como una herramienta de referencia para futuros proyectos y como un medio para evaluar el éxito y el impacto de eventos anteriores.
3.2. Plataformas de creación de porfolios online
Existen varias plataformas en línea que puedes utilizar para crear un porfolio de eventos, aquí te menciono algunas de las más populares:
– Wix: Permite la creación de sitios web que ofrecen una gran cantidad de plantillas para crear un porfolio de eventos. Además, puedes personalizar tu sitio web con imágenes, vídeos y descripciones detalladas de tus eventos.
– Squarespace: Ofrece plantillas elegantes y modernas para crear un portfolio de eventos. La plataforma también ofrece integración con redes sociales y herramientas de análisis.
– WordPress: Es una plataforma de blogging que también se puede utilizar para crear un portfolio de eventos. Puedes personalizar tu sitio con una amplia variedad de temas y plugins para mostrar tus eventos de manera creativa.
– Behance: Se trata de una plataforma en línea para diseñadores y creativos. Puedes utilizar la plataforma para crear un portfolio visualmente atractivo y presentar tus eventos a través de imágenes y descripciones detalladas.
– Flipsnack: Posibilita la creación de publicaciones digitales interactivas, como revistas y catálogos. Puedes utilizar la plataforma para crear un portfolio de eventos con una presentación de diapositivas interactiva y agregar elementos interactivos como vídeos y animaciones.
Cada una de estas opciones ofrece diferentes características y beneficios, por lo que es importante investigar y elegir la que mejor se adapte a tus necesidades y objetivos.
Ejemplo de un porfolio
Encuentra más inspiración aquí
La creación de un portafolio de eventos permite a los organizadores mostrar su experiencia, habilidades y capacidades en la planificación, coordinación y ejecución de eventos, lo que puede ser útil para atraer nuevos clientes, socios o patrocinadores.
4. Tarjetas de presentación
Las tarjetas personales, conocidas también como tarjetas de presentación, son herramientas esenciales para cualquier profesional o empresario que participe en eventos. Van más allá de ser simples trozos de papel con datos de contacto; son extensiones tangibles de la identidad y la marca de una persona o empresa.
Una tarjeta bien diseñada no sólo comunica información básica como nombre y contacto, sino que también refleja la esencia visual y los valores fundamentales de la marca. Cada elemento, desde el diseño hasta los colores y la tipografía, constituye una oportunidad para transmitir la personalidad y la profesionalidad distintivas de la marca.
Más aún, una tarjeta cuidadosamente elaborada puede ayudar a establecer credibilidad y confianza en el receptor. Una marca personal coherente y profesional sugiere una atención meticulosa al detalle y un compromiso constante con la excelencia en todas las áreas de trabajo.
Es crucial que este elemento cuente con un diseño único y atractivo, ya que esto aumenta las probabilidades de que el cliente potencial la conserve y recuerde al portador en el futuro. Además, ofrecen una manera rápida y efectiva de compartir información de contacto. Mediante una simple entrega, se pueden proporcionar detalles cruciales como nombre, cargo, empresa, número de teléfono, dirección de correo electrónico y sitio web.
Las tarjetas de presentación son una poderosa herramienta para promover la marca personal. Al invertir en un diseño cuidadoso y reflexivo, se puede destacar entre la multitud y dejar una impresión memorable en clientes potenciales y contactos profesionales.
Ejemplos de tarjetas de presentación
5. Construye una red de contactos
Construir una sólida red de contactos en tu industria puede ser fundamental para avanzar en tu carrera profesional. Participar en eventos de networking, unirse a asociaciones relevantes y mantener el contacto con colegas anteriores son pasos clave para ello.
5.1. Estrategias efectivas para ampliar tu red de contactos
✓ Definir objetivos claros para cada evento: Antes de organizar o asistir a un evento, asegúrate de tener claros tus objetivos. ¿Estás buscando patrocinadores, colaboradores o asistentes? Establecer metas te ayudará a enfocar tus esfuerzos y hacer conexiones más efectivas durante el evento.
✓ Utilizar plataformas de redes sociales y eventos en línea: Las plataformas de redes sociales son excelentes herramientas para conectar con otros profesionales de la industria de eventos. Crea perfiles en plataformas relevantes, únete a grupos relacionados con la organización de eventos y participa en conversaciones para aumentar tu visibilidad y establecer conexiones.
✓ Participar en eventos de networking y ferias comerciales: Asiste a eventos relevantes para la industria de eventos, como ferias comerciales, conferencias y reuniones de asociaciones. Prepara tu discurso de presentación y asegúrate de llevar contigo tarjetas de presentación y material promocional relevante.
✓ Ser auténtico al presentarse a otros profesionales: Al interactuar con colegas y posibles socios en eventos de networking, sé genuino y transparente sobre tus habilidades, experiencia y lo que puedes ofrecer. La autenticidad es clave para establecer conexiones sólidas y duraderas.
✓ Mantener el contacto y la comunicación con tus contactos: Después de conocer a nuevos contactos en eventos, asegúrate de mantener el contacto a través de correos electrónicos, llamadas telefónicas y mensajes en redes sociales. La consistencia en la comunicación ayuda a mantener las relaciones actualizadas y fortalecer las conexiones.
✓ Ofrecer valor a tus contactos: En lugar de centrarte solo en lo que puedes obtener de tus conexiones, busca formas de ofrecer valor y contribuir a la comunidad de eventos. Comparte recursos útiles, consejos o información relevante que pueda beneficiar a tus contactos, lo que ayudará a fortalecer tus relaciones a largo plazo.
Ser un organizador de eventos implica la habilidad de convertir sueños en realidad con precisión y creatividad.
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Daniela Sánchez Silva©