Cómo planificar conferencias de alto impacto

Planifica conferencias exitosas siguiendo mi enfoque paso a paso. Desde la selección del lugar hasta la promoción del evento, descubrirás consejos y estrategias prácticas para transformar tu conferencia en una experiencia memorable.

¿Alguna vez has asistido a una conferencia que dejó una impresión duradera en tu mente? ¿Te has preguntado cómo se planifican y ejecutan eventos que son realmente memorables y exitosos? Si es así, estás en el lugar adecuado. En este artículo, te llevaré a través de un proceso detallado para planificar conferencias de alto impacto que cautiven a tu audiencia y dejen una huella imborrable.

Desde la concepción de la idea hasta la evaluación posterior al evento, abordaré todos los aspectos clave que te ayudarán a destacar en el mundo de las conferencias. Además, te ofreceré consejos prácticos sobre cómo preparar una disertación impactante, cuidar tu voz, controlar tu lenguaje no verbal y los beneficios de organizar una presentación exitosa.

En qué consiste una conferencia

Las conferencias son eventos formales diseñados para la difusión de conocimiento especializado, el intercambio de ideas y la creación de oportunidades de networking entre profesionales de un sector específico.

Tradicionalmente, una conferencia se define como una exposición oral sobre un tema particular, dirigida por un experto o especialista, y destinada a una audiencia que ya posee conocimientos previos sobre el tema. Estas sesiones, generalmente breves y de una sola jornada, pueden formar parte de un ciclo temático más amplio, donde diversas conferencias se agrupan bajo un tema central.

Características y objetivos de las conferencias

Aunque originalmente las conferencias podían ser vistas como eventos académicos o de especialización, su rol ha crecido enormemente en la estrategia de marketing empresarial.

Hoy en día, estos encuentros representan uno de los eventos más grandes y complejos que pueden organizarse, involucrando la cooperación de múltiples equipos y una extensa planificación que puede durar hasta un año. Su objetivo no solo es la diseminación de conocimiento, sino también generar ingresos, fortalecer el reconocimiento de marca, captar leads y posicionar a la empresa organizadora como un líder en su sector.

Algunos de los principales objetivos pueden ser:

Habitualmente, los asistentes a conferencias suelen ser usuarios de los productos o servicios de la empresa, profesionales de la misma industria o especialistas en un área determinada.

Las conferencias brindan una oportunidad única para que estos profesionales se reúnan con colegas, presenten proyectos e ideas, amplíen su red de contactos y obtengan una visión más clara sobre las tendencias actuales de su industria.

Tipos de conferencias

Existen diversos formatos de conferencias, que varían según su alcance y propósito. Mientras que algunas son eventos pequeños, dirigidos a grupos específicos de especialistas, otras son grandes encuentros de varios días, como congresos, simposios, foros o cumbres, que pueden reunir a miles de asistentes.

Estos eventos incluyen sesiones generales, con ponencias de alto nivel, complementadas por sesiones paralelas, talleres, seminarios, y oportunidades de networking. En algunos casos, como en las conferencias de usuarios, también se incluyen demostraciones prácticas y actividades de formación, donde los participantes pueden interactuar directamente con los productos o servicios de la empresa.

Estos son algunos ejemplos de tipos de conferencias:

Conferencias híbridas y virtuales

En los últimos años, las conferencias híbridas y virtuales han ganado un protagonismo significativo. La pandemia aceleró la adopción de formatos virtuales, permitiendo a las empresas ampliar su alcance y llegar a una audiencia global, incluso si no podían asistir físicamente. Las conferencias híbridas combinan la presencialidad con la participación virtual, lo que maximiza el impacto del evento, reduciendo las barreras geográficas y aumentando la accesibilidad.

Este formato se ha vuelto una opción popular no solo por la conveniencia, sino también por cuestiones de sostenibilidad, reducción de costos y mejora de la accesibilidad. En algunos casos, incluso es posible organizar una conferencia totalmente virtual, eliminando la necesidad de un lugar físico y ofreciendo experiencias interactivas a través de plataformas digitales.

Importancia para las empresas

Organizar una conferencia puede ser una de las mayores inversiones de tiempo y recursos para una empresa, sobre todo en sectores como el marketing y la planificación de eventos. Sin embargo, cuando están bien organizadas, las conferencias generan importantes ingresos para la empresa anfitriona y los patrocinadores, además de funcionar como un escaparate publicitario que posiciona a la marca frente a una audiencia especializada.

El retorno de la inversión (ROI) de una conferencia se mide no solo en los ingresos directos obtenidos a través de la venta de entradas y patrocinios, sino también en el posicionamiento estratégico de la empresa, la captación de nuevos clientes, el fortalecimiento de las relaciones con los existentes y la ampliación de su red de contactos.

Contenido y programación

El contenido de una conferencia varía según el sector y los objetivos, pero habitualmente incluye sesiones magistrales o ponencias principales que abordan temas de alto interés desde un escenario principal.

Estas sesiones suelen estar acompañadas por seminarios paralelos, donde se discuten temas específicos en mayor profundidad, y actividades de networking que permiten a los asistentes interactuar entre sí y compartir experiencias.

En las conferencias de usuarios, es común incluir talleres y demostraciones de productos, lo que permite a los asistentes obtener experiencia práctica y un conocimiento más detallado de los productos o servicios que ofrece la empresa.

Para lograr una conferencia memorable es clave tener una planificación adecuada. Esto implica la selección de la fecha y el lugar de la conferencia, la coordinación de los oradores y los temas a tratar, la programación de los tiempos y la organización de los recursos necesarios.

Cómo planificar conferencias de alto impacto: Guía paso a paso

1. Define el objetivo y la temática de la conferencia

En primer lugar, deberás definir el objetivo principal y los específicos, los indicadores clave de rendimiento y su temática. Esto te ayudará a delimitar el público objetivo y los posibles oradores.

Asimismo, es importante que los objetivos sean claros y específicos para poder enfocar todos los esfuerzos de la planificación para alcanzarlos. Por ejemplo, si el objetivo de la conferencia es discutir las últimas tendencias en tecnología, la temática podría ser "El futuro de la tecnología".

Estos son algunos ejemplos de objetivos SMART (es decir, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo definido) que se pueden establecer para una conferencia:

- Aumentar el número de asistentes: "Aumentar el número de asistentes en un 20% en comparación con la conferencia anterior, pasando de 500 a 600 participantes, para el 30 de junio del año en curso".

- Mejorar la satisfacción del participante: "Mejorar el índice de satisfacción de los participantes de la conferencia, pasando de un promedio de 3.5 a 4 en una escala de 5 puntos, para el final del último día de la conferencia".

- Incrementar la interacción entre participantes: "Incrementar el número de participantes que interactúan y colaboran entre sí durante la conferencia, pasando de un 25% a un 40%, para el final del último día de la conferencia".

- Aumentar el alcance y difusión de la conferencia: "Aumentar el número de menciones en redes sociales utilizando el hashtag oficial de la conferencia, pasando de 1000 a 5000 menciones, durante el periodo de la conferencia".

- Fortalecer la imagen y reputación de la organización: "Fortalecer la imagen y reputación de la organización como líder en la industria, a través de la organización de una conferencia de alta calidad y relevancia, para el 30 de septiembre del año en curso".

- Aumentar la tasa de conversión de los participantes en clientes potenciales: "Aumentar la tasa de conversión de los participantes en clientes potenciales, pasando de un 5% a un 10%, para el final del tercer mes después de la conferencia".

La planificación conferencias paso a paso supone una seria de acciones cruciales para asegurar que el evento sea exitoso y cumpla con los objetivos establecidos.

2. Identifica el público objetivo

El siguiente paso es identificar el público objetivo. Este puede variar según la temática y el objetivo de la conferencia, por lo que es importante identificar claramente a quién va dirigida la conferencia.

Para definir a tu audiencia deberás tener en cuenta la temática de la conferencia. Esta información determinará qué tipo de personas estarían interesadas en asistir y quiénes se beneficiarán más de la conferencia. Por ejemplo, si la conferencia se enfoca en tecnología de la información, los profesionales de IT serían la audiencia objetivo.

Otro punto importante es tener en cuenta los objetivos de la conferencia. Estos te permitirán definir con mayor precisión quiénes serían los asistentes ideales y qué tipo de beneficios esperan obtener de la conferencia. Por ejemplo, si el objetivo de la conferencia es educar a los profesionales sobre las últimas tendencias en su campo, entonces la audiencia objetivo estará conformada ser aquellos que estén interesados en aprender y desarrollar sus habilidades.

También debes analizar la industria o el sector relacionado con la temática de la conferencia. Esto arrojará información sobre qué tipo de profesionales o empresas podrían estar interesados en asistir y quiénes podrían beneficiarse más de los temas que se discutirán en la conferencia. Por ejemplo, si la conferencia se enfoca en el sector de la salud, los médicos, enfermeras y otros profesionales de la salud podrían ser la audiencia objetivo.

En esta etapa, es recomendable realizar una investigación de mercado para definir quiénes son los líderes de opinión en el sector, quiénes son los competidores y qué tipo de eventos similares se están realizando. Esto te permitirá conocer cuál es el tipo de audiencia que se ha interesado en eventos similares en el pasado.

Una herramienta muy útil es la de identificar el perfil ideal de participante de la conferencia. Este se refiere a un perfil ficticio, y se crea a partir de la investigación de mercado y la comprensión de las necesidades, deseos, comportamientos y características demográficas de las personas que podrían estar interesadas en asistir.

Para elaborar este perfil o perfiles, tendrás que conocer las características demográficas de la audiencia: edad, género, nivel educativo, experiencia laboral y ubicación geográfica, etc., y considerar sus intereses y necesidades. Identificar estas características te ayudará a la hora de la promoción y la planificación de la conferencia.

Ejemplo de un perfil de participante a una conferencia de marketing digital:

3. Selecciona el lugar y la fecha

Una vez que hayas definido el objetivo, la temática y la audiencia objetivo, es momento de seleccionar el lugar y la fecha de la conferencia.

El lugar debe ser adecuado para el número de asistentes previstos y debe estar disponible en las fechas programadas. Por otra parte, es importante seleccionar un sitio que tenga las condiciones adecuadas, como un espacio amplio, cómodo y bien ubicado.

Además, debes considerar la accesibilidad del lugar para los participantes y la disponibilidad de instalaciones como salas de reuniones, proyectores y equipos de sonido.

Estos son algunos aspectos importantes a tener en cuenta al elegir el espacio para una conferencia:

- Es recomendable elegir un espacio que tenga suficiente capacidad para albergar cómodamente a todos los asistentes. Debes considerar el número de personas que se espera asistan, y elegir un sitio que tenga suficiente espacio para acomodar a todos.

- La ubicación es un aspecto importante a considerar. Este debe ser fácilmente accesible para los asistentes, preferiblemente cerca de estaciones de transporte público o con suficiente espacio para estacionamiento. Por otra parte, también debes considerar si se encuentra en una zona segura y atractiva para los asistentes.

- El lugar debe brindar servicios y facilidades que satisfagan las necesidades de los asistentes y del evento. Por ejemplo, debe contar con un sistema de sonido y proyección adecuado, conexiones eléctricas, wifi, iluminación adecuada, entre otros. Además, también debes considerar si cuenta con servicios de catering, baños suficientes y otros servicios que puedan ser necesarios.

- La flexibilidad es un factor importante a tener en cuenta. Debe ser capaz de adaptarse a diferentes diseños y configuraciones de la sala, dependiendo de las necesidades específicas del evento.

- El costo es otro un aspecto importante a considerar en la elección del espacio. Debes asegurarte que se ajuste a tu presupuesto y ofrezca una buena relación calidad-precio.

- Si es posible, elegir un lugar que tenga experiencia previa en la organización de eventos similares. Esto puede facilitar la organización y garantizar que el evento se desarrolle sin contratiempos. En el caso de las conferencias virtuales, deberás tener en cuenta los recursos técnicos disponibles y necesarios. Este punto incluye tanto los de la organización como del público.

El espacio debe ser fácil de modificar y configurar para diferentes actividades, como presentaciones, talleres o exhibiciones.

Conocer las principales claves para encontrar el lugar perfecto para un evento aquí

4. Elabora un presupuesto

El presupuesto de una conferencia es una herramienta clave para asegurar que el evento sea financieramente viable y rentable.

A la hora de confeccionarlo, se deben incluir todos los gastos previstos, tales como: el alquiler del lugar, los gastos de los oradores, la comida y bebida, los materiales promocionales, la publicidad, y otros gastos relacionados con la conferencia.

Será clave que el presupuesto sea realista y se ajuste a las posibilidades financieras de la organización o empresa que está organizando la conferencia.

Además, deberás gestionar los pagos de los participantes, oradores y proveedores, asegurándote que se realicen en tiempo y forma, a fin de que se cumplan los acuerdos previstos.

Aquí te presento algunos aspectos importantes a tener en cuenta al elaborar el presupuesto de una conferencia:

- Uno de los mayores costos asociados a la organización de una conferencia es el alquiler del espacio donde se llevará a cabo el evento. Además, también hay que considerar otros costos logísticos, como la contratación de servicios de catering, alquiler de equipos de sonido y proyección, transporte, decoración, etc.

- Si se van a contratar oradores, es importante considerar sus honorarios y gastos de viaje y alojamiento. Algunos oradores pueden requerir tarifas más altas que otros, por lo que es importante hacer un análisis detallado de los costos asociados.

- Es importante incluir los costos de marketing y promoción en el presupuesto de la conferencia. Esto incluye la creación de materiales de marketing, como folletos y carteles, y la contratación de servicios de publicidad en línea o en medios tradicionales.

- Si la conferencia requiere un registro de asistentes, es importante incluir los costos de los servicios de registro y pago en línea. También debes considerar los costos de los materiales para los participantes, como folletos, identificaciones y materiales de capacitación.

- En el caso de necesitar contratar personal adicional para la organización y gestión de la conferencia, es importante incluir los costos de los salarios y los gastos asociados. Estos costos pueden incluir la contratación de un gerente de eventos, personal de apoyo técnico, personal de servicio al cliente, entre otros.

- Debes tener en cuenta los gastos adicionales de marketing o de logística, cancelaciones de oradores, o cualquier otro imprevisto que pueda surgir durante la organización del evento.

A la hora de elaborar el presupuesto es clave incluir un margen de error que cubra posibles gastos o contingencias.

Encuentra consejos prácticos para crear un presupuesto efectivo para tu próximo evento aquí

5. Contrata personal y gestiona su participación

Una vez definida la fecha y el lugar de la conferencia, debes contratar los servicios necesarios para el evento, tales como: servicio de catering, equipo de sonido, traductores, iluminación y decoración.

Procura seleccionar proveedores confiables y que ofrezcan un servicio de calidad. Para ello, establece los criterios de elegibilidad, contrata y planifica las acciones de personal de adicional: constructoras, estudios de diseño, servicio técnico y de seguridad, colaboradores para la acreditación, presentador, etc.

Selecciona a los oradores adecuados para la temática de la conferencia y coordina con ellos para asegurarte de que estén disponibles en las fechas programadas. Asimismo, deberás verificar que los ponentes tengan acceso a la tecnología necesaria y cualquier otro recurso que necesiten para su presentación.

Al contratar un servicio de traducción, es esencial considerar varios aspectos, como el tipo de traducción necesario (oral, escrita o ambas), el número de idiomas a tratar, la ubicación de los traductores durante el evento, la necesidad de cabinas de traducción y la elección entre una compañía de traducción o un traductor independiente.

Cuando se opta por compañías de traducción, es importante evaluar el proceso de selección de traductores, la variedad de idiomas ofrecidos, la posibilidad de subcontratación, la profesionalidad y experiencia de la agencia, así como aspectos logísticos y financieros, como los plazos de entrega y la metodología de cálculo de honorarios.

En el caso de traductores independientes, se deben considerar factores como la habilidad de expresión en reuniones, la calidad del material promocional, la capacidad de proporcionar múltiples copias, la especialización, la experiencia, el dominio de idiomas, el acceso a herramientas de traducción avanzadas, el equipo técnico y la disposición a desplazarse. También es crucial solicitar estimaciones de costos, plazos de entrega y referencias verificables.

Respecto a los oradores, será fundamental que analices las características de la personalidad de la persona elegida. Su experiencia y formación serán claves en el éxito del evento.

Modelo de carta para solicitar la participación de un ponente

Un buen ponente en una conferencia no solo informa, sino que inspira, conecta y transforma, dejando una huella duradera en cada uno de los asistentes.

Obtiene más información sobre cómo elegir al ponente indicado para tu evento aquí 

6. Planifica la logística

Planifica la logística de la conferencia, incluyendo la disposición del lugar, la comida y bebida, la tecnología necesaria, el alojamiento de los oradores y la gestión de los participantes. Es importante tener en cuenta cualquier requerimiento especial de los participantes, como necesidades dietéticas o de accesibilidad.

Para garantizar un ingreso ordenado y seguro de los participantes, debes planificar la acreditación de los asistentes. Esto incluye la preparación de las credenciales, la instalación de puntos de acreditación y la capacitación del personal encargado de realizarla.

Si la conferencia cuenta con ponentes invitados, debes coordinar su logística, incluyendo su transporte, alojamiento y alimentación. Procura establecer una comunicación fluida para asegurarte de que lleguen a tiempo al evento y tengan todo lo necesario para su presentación.

Para mantener el lugar de la conferencia limpio y ordenado, debes establecer un plan de limpieza que incluya la disposición de basura, la limpieza de baños y la supervisión constante de la limpieza del espacio.

Modelo de invitación para participantes

7. Diseña el programa y los materiales

Elabora el programa de la conferencia, incluyendo los horarios de las presentaciones y cualquier actividad adicional. Para ello, ten en cuenta los siguientes aspectos:

- Antes de empezar a planificar el programa, es importante tener claro cuál es el objetivo de la conferencia. ¿Qué tema se abordará? ¿Cuál es el público objetivo? ¿Qué se espera que los asistentes se lleven de la conferencia?

- Crea una agenda detallada que incluya el horario, las actividades y los temas a tratar en cada sesión. Asegúrate de asignar suficiente tiempo para cada presentación o actividad y deja tiempo para pausas y preguntas.

- Elige a los ponentes o presentadores que participarán en la conferencia. Busca expertos en el tema que puedan proporcionar información valiosa y relevante para el público.

- Asegúrate de que los temas y el contenido de las presentaciones estén organizados de manera coherente y que se ajusten al objetivo de la conferencia.

- Establece un horario claro que indique la hora de inicio y finalización de cada sesión, así como los descansos programados.

- Si hay sesiones especiales, talleres o actividades adicionales, asegúrate de incluirlas en el programa.

- Crea un diseño atractivo y claro. Puedes usar herramientas de diseño gráfico para darle un aspecto profesional.

- Añade información relevante para los asistentes, como el lugar donde se llevará a cabo la conferencia, instrucciones para llegar, datos sobre los ponentes, etc.

- Asegúrate de comunicar el programa de la conferencia a los asistentes con anticipación. Puedes hacerlo a través de correos electrónicos, sitio web de la conferencia o mediante una aplicación móvil si se dispone de una.

- Ten en cuenta que puede ser necesario hacer ajustes de última hora en el programa, por lo que mantén una cierta flexibilidad.

Un programa debe priorizar la interacción y participación activa de los asistentes, con períodos dedicados a trabajo en grupo, debates, y momentos específicos para networking. Las presentaciones deben ser cortas e intercalarse con actividades que fomentan la discusión y el intercambio de ideas entre los participantes.

Recomendaciones para una correcta redacción

Redactar el programa de una conferencia implica un proceso detallado que garantiza la claridad y la coherencia en la presentación de la información. El primer paso es organizar las sesiones en un orden lógico que refleje el flujo natural del evento. Esto generalmente implica comenzar con la ceremonia de apertura, seguida de las sesiones principales y terminando con la clausura. La organización cronológica facilita a los asistentes la comprensión de la secuencia de eventos y les ayuda a planificar su participación en la conferencia de manera efectiva.

Una vez establecido el orden de las sesiones, es crucial detallar cada una de ellas de manera exhaustiva. Esto implica proporcionar información sobre el título del tema a tratar en cada sesión, los nombres de los ponentes o moderadores, y cualquier título específico de presentación si corresponde. Esta información permite a los asistentes tener una visión clara de qué se discutirá en cada sesión y quiénes serán los responsables de liderar la conversación.

Además de los detalles sobre las sesiones individuales, es importante agregar notas relevantes que proporcionen información adicional para los asistentes. Estas pueden incluir detalles sobre los horarios de registro, pausas para el café, horarios de almuerzo y cualquier instrucción especial para las sesiones de preguntas y respuestas. Las notas ayudan a los asistentes a comprender mejor la logística del evento y a prepararse para cualquier actividad adicional planificada.

El formato y diseño del programa también son aspectos importantes a considerar. Es fundamental utilizar un formato claro y coherente que facilite la lectura y la comprensión del programa. Se puede utilizar un diseño limpio y profesional, con un esquema de color que resalte la información importante y que refleje la identidad visual del evento. Además, incluir el logo y los detalles de contacto del evento ayuda a los asistentes a identificar rápidamente la fuente del programa y a obtener más información si es necesario.

Después de redactar el programa inicial, es preciso revisarlo cuidadosamente en busca de errores, omisiones o inconsistencias. Es importante garantizar que toda la información sea precisa y esté actualizada antes de su distribución. Además, solicitar la opinión de colegas o colaboradores puede proporcionar una perspectiva adicional y ayudar a identificar áreas de mejora antes de finalizar la versión final del programa.

 Ejemplo de programa

Encuentra las claves para diseñar un programa de evento exitoso aquí

Obsequios y merchandising

Una vez definido el programa final, se deben diseñar y producir los materiales necesarios para la conferencia, como los programas impresos, las presentaciones y cualquier otro material necesario para los participantes.

Generalmente, se suele entregar a los participantes un kit de materiales. Este suele ser un paquete que se proporciona a los asistentes antes o durante el evento. Su objetivo es facilitar la experiencia de los participantes, brindándoles información relevante y útil relacionada con la conferencia.

El contenido del kit puede variar según la naturaleza de la conferencia y el presupuesto disponible, pero aquí hay algunos elementos comunes que suele incluir:

- Carpeta o bolsa: Un soporte físico para contener todos los materiales.

- Programa: Una copia impresa del programa detallado de la conferencia, que incluya la agenda, horarios y detalles de las sesiones.

- Credencial o gafete: Una identificación para los asistentes que permita el acceso a las diferentes áreas y actividades de la conferencia.

- Material de escritura: Bolígrafos, lápices y libretas para tomar notas durante las presentaciones.

- Tarjetas de presentación: Para que los asistentes puedan intercambiar información y establecer contactos con otros participantes.

- Material promocional: Folletos, volantes o catálogos relacionados con los temas tratados en la conferencia, proporcionados por patrocinadores o expositores.

- Material educativo: Documentos o guías relevantes relacionados con las presentaciones o talleres.

- Regalos o obsequios: Pueden ser artículos promocionales o recuerdos de la conferencia, como camisetas, tazas, bolígrafos personalizados, etc.

- Mapa del lugar: Un plano del lugar donde se realizará la conferencia, para que los asistentes puedan ubicar fácilmente las diferentes salas y áreas.

- Información local: Si la conferencia atrae a asistentes de fuera de la ciudad, puede incluirse información sobre lugares de interés, restaurantes cercanos, transporte público, etc.

- Encuestas o formularios de retroalimentación: Para que los asistentes evalúen la conferencia y proporcionen comentarios sobre su experiencia.

- Condiciones sanitarias: En eventos post-pandemia, es posible que se incluyan elementos como mascarillas, desinfectantes de manos o información sobre medidas de seguridad y protocolos a seguir.

Es importante que el kit de materiales sea útil y relevante para los asistentes, y refleje la identidad y el propósito de la conferencia. ¡Un buen kit puede mejorar la experiencia general de los participantes y contribuir al éxito del evento!

En la planificación se debe establecer la fecha de realización en función de la disponibilidad horaria del público y el calendario de cada país en el que se llevará a cabo.

8. Planifica la entrega de certificados

En muchas ocasiones, los participantes concurren a conferencias para adquirir conocimientos en el plano académico pero también para obtener un certificado que le sirva para su curriculum personal.

Determina el momento y la forma en que los participantes reciben los certificados y no olvides incluir en estos: fecha, cantidad de horas y firma de las autoridades de la organización.

En algunas oportunidades, se entregará un certificado a los ponentes con el objetivo de acreditar la participación de estos en el evento, y destacar su experiencia y habilidades en el área temática específica en la que se han desempeñado durante la conferencia.

Ejemplo de un certificado de asistencia a una conferencia

Ejemplo de un certificado para un ponente

9. Organiza el protocolo

Prepara un guión detallado para la conferencia que incluya la bienvenida, las presentaciones, las sesiones de preguntas y respuestas, las pausas y la clausura del evento. Esto te ayudará a asegurarte de que todo se desarrolle según lo planeado y de acuerdo al protocolo vigente.

Si la conferencia incluye participantes de diferentes culturas, es importante considerar estos aspectos al establecer el protocolo. Asegúrate de investigar las prácticas culturales de los participantes y de adaptar el protocolo según sea necesario.

En el caso que incluyas una reunión posterior deberás tener en cuenta su lugar dentro del cronograma. Existen varios actos protocolares que se pueden realizar en una conferencia, dependiendo del tipo de evento, los objetivos y el público al que va dirigido.

Ejemplos de actos protocolares

- Acto de apertura: es común que en una conferencia se realice un acto de apertura en el que se den la bienvenida a los participantes y se presenten a los organizadores y patrocinadores del evento.

- Discursos inaugurales: en una conferencia se pueden realizar discursos inaugurales a cargo de figuras destacadas en el campo de la temática de la conferencia, como expertos, líderes políticos o empresariales.

- Presentación de ponentes: antes de cada presentación, se puede realizar una breve presentación del ponente, su trayectoria y su experiencia en la temática que va a exponer.

- Sesiones de preguntas y respuestas: después de cada presentación, se pueden realizar sesiones de preguntas y respuestas en las que los participantes puedan hacer preguntas a los ponentes y panelistas.

- Entrega de reconocimientos o premios: en algunas conferencias, se pueden entregar reconocimientos o premios a personas o empresas destacadas en el campo de la temática de la conferencia.

- Acto de clausura: al final de la conferencia, se puede realizar un acto de clausura en el que se haga un resumen de los principales temas tratados en el evento y se agradezca a los participantes y organizadores.

- Brindis o cóctel de clausura: como parte del acto de clausura, se puede realizar un brindis o cóctel de clausura para los participantes, como una forma de celebración y agradecimiento.

“Se necesita una hora de preparación por cada minuto de tiempo de presentación” - Wayne Burgraff

10. Crea un plan de difusión

Tener un buen plan de comunicación es clave para asegurarse que los asistentes sepan sobre la conferencia y cómo registrarse. Es importante promocionar la conferencia en las redes sociales, medios de comunicación y otros canales relevantes.

Además, se debe estar en contacto con los asistentes antes y después de la conferencia para confirmar de que recibieron la información necesaria.

Aquí te presento algunos pasos para realizar un plan de difusión efectivo para tu conferencia:

1. Identifica a tu público objetivo:Antes de empezar a difundir tu conferencia, es importante identificar a quiénes quieres llegar y qué les interesa. Esto te permitirá adaptar tu estrategia de difusión y maximizar tus esfuerzos.

2. Utiliza las redes sociales: Las redes sociales son una herramienta poderosa para difundir eventos y llegar a un gran número de personas en poco tiempo. Es importante crear una estrategia de contenido que incluya publicaciones regulares con información sobre la conferencia, promociones especiales, testimonios y publicaciones en vivo durante el evento.

3. Contacta a influencers: Identifica a los influencers en tu sector o nicho de mercado y establece una colaboración. Puedes ofrecerles un descuento en la entrada a cambio de una mención en sus redes sociales o incluso una presentación en la conferencia.

4. Utiliza publicidad en línea: La publicidad en línea es otra opción efectiva para difundir tu conferencia. Puedes utilizar plataformas como Google Adwords o Facebook Ads para crear anuncios que aparezcan en los feeds de tus potenciales asistentes y atraer su atención.

5. Busca asociaciones y colaboraciones: Busca asociaciones y colaboraciones con organizaciones y empresas que compartan los mismos valores o intereses. Pueden apoyarte en la promoción de la conferencia a través de sus redes sociales y otros canales de comunicación.

6. Utiliza el email marketing: Envía correos electrónicos personalizados a tus potenciales asistentes para informarles sobre la conferencia, enviar actualizaciones y promociones especiales. También puedes ofrecerles la opción de suscribirse a tu boletín para recibir información adicional.

El plan de difusión es una parte importante de la organización de una conferencia, ya que permite atraer al público interesado y aumentar la visibilidad del evento.

Descubre cómo realizar el plan de marketing de un evento aquí

11. Gestiona los patrocinios

Si la conferencia cuenta con patrocinadores, es clave que gestiones las relaciones con estos, procurando que estos se encuentren satisfechos con su participación, y al mismo tiempo, garantizándoles que se cumplan los compromisos acordados en el acuerdo de patrocinio.

Para encontrar patrocinantes para una conferencia, es importante tener en cuenta que se trata de una tarea que requiere planificación, estrategia y habilidad para establecer relaciones de confianza y beneficio mutuo.

Consejos para encontrar patrocinantes para una conferencia

En primer lugar, es importante definir el perfil del patrocinante. Debes identificar qué tipo de empresas o instituciones podrían estar interesadas en patrocinar tu conferencia. Para ello, debes considerar el tema de la conferencia, la audiencia objetivo, y el presupuesto necesario para la organización del evento.

Una vez que tengas claro el perfil, debes investigar y hacer una lista de posibles candidatos. Puedes hacerlo a través de internet, redes sociales, directorios empresariales, contactos personales, entre otros medios.

Procura que los candidatos potenciales tengan afinidad con el tema de la conferencia y estén dispuestos a invertir en ella.

El siguiente paso es establecer contacto con los candidatos. Puedes hacerlo a través de correo electrónico, llamadas telefónicas o reuniones personales.

Es clave tener una propuesta clara y atractiva que les explique los beneficios de patrocinar tu conferencia, y que les muestre que tu evento es una oportunidad valiosa para ellos.

Durante las conversaciones con los candidatos, es importante que escuches sus necesidades y expectativas, y que les ofrezcas opciones personalizadas que les permitan maximizar el retorno de su inversión. Debes estar preparado para negociar, y ser flexible en cuanto a los términos del patrocinio.

Por último, es importante que mantengas una buena relación con tus patrocinantes, incluso después de que haya terminado la conferencia. Debes mostrarles tu agradecimiento y los resultados que se han logrado gracias a su apoyo.

Esta colaboración puede ser una oportunidad para establecer relaciones a largo plazo con ellos y tener más posibilidades de que te apoyen en futuros eventos.

Modelo de carta de solicitud de patrocinio para una conferencia

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12. Establece medidas de seguridad y emergencia

La seguridad debe ser considerada como una prioridad desde el inicio de la planificación.

Aquí te presento algunas recomendaciones para establecer medidas de seguridad en una conferencia:

- Es importante evaluar los riesgos potenciales que pueden surgir durante la conferencia. Estos pueden incluir incendios, terremotos, robos, asaltos, entre otros. Al identificar los riesgos, se pueden establecer medidas específicas para prevenirlos o manejarlos adecuadamente en caso de que ocurran.

- Para garantizar la seguridad en la conferencia, se puede contratar un equipo capacitado que incluya guardias de seguridad, bomberos y paramédicos. Este debe estar disponible en todo momento y estar preparado para responder a cualquier situación de emergencia.

- Es fundamental contar con un control de acceso efectivo para garantizar que solo los asistentes autorizados puedan ingresar a la conferencia. Esto puede incluir el uso de tarjetas de identificación o pulseras de acceso, así como la verificación de la identidad de los asistentes.

- Las instalaciones donde se llevará a cabo la conferencia deben ser seguras y cumplir con los estándares de seguridad. Realiza la verificación de las salidas de emergencia, la instalación de detectores de humo, la presencia de extintores de incendios y la eliminación de cualquier peligro potencial.

- La comunicación es clave para garantizar la seguridad en una conferencia. Para alcanzar el éxito será clave tener un sistema de comunicación efectivo que permita a los organizadores y al equipo de seguridad comunicarse rápidamente en caso de una emergencia.

Es importante tener un plan de seguridad claro y bien estructurado que incluya medidas específicas para proteger a los asistentes de posibles riesgos.

13. Organiza la conferencia

Durante la conferencia, deberás controlar de que todo se desarrolle según lo planeado y que los participantes estén informados y satisfechos con la experiencia.

Este paso incluye la gestión del registro de los participantes, la presentación de los oradores, la gestión del tiempo y la resolución de cualquier problema que pueda surgir durante el evento.

14. Realiza el seguimiento y la evaluación

Después de la conferencia, deberás realizar un seguimiento y evaluación del éxito de la misma. Esto puede incluir encuestas a los participantes, revisión de los comentarios y evaluaciones, y análisis de las estadísticas de asistencia.

La evaluación te ayudará a conocer qué aspectos se pueden mejorar en la próxima conferencia. Para ello es necesario recopilar opiniones y sugerencias de los asistentes y de los oradores para determinar qué aspectos funcionaron bien y cuáles no, y así poder mejorar en el futuro.

Analizar la retroalimentación de los participantes y supervisar los resultados obtenidos permite garantizar la calidad y relevancia de cada encuentro, asegurando así un crecimiento continuo en el intercambio de conocimientos y experiencias.

Indicadores clave de rendimiento de una conferencia

A fin de medir el resultado de una conferencia, es importante definir los KPIs (Indicadores clave de rendimiento) adecuados que ayuden a medir el éxito de la conferencia en función de los objetivos establecidos. Estos son algunos ejemplos de KPIs y métricas de éxito que puedes utilizar para medir el resultado de una conferencia:

Tomar en cuenta los desafíos y oportunidades en el sector, las tendencias actuales y las mejores prácticas ofrece la posibilidad de ajustar el contenido y las sesiones de la conferencia a las necesidades del público objetivo

Consejos para preparar una disertación

En algunos casos puede que tengas que dar una conferencia. En ese caso, aquí te dejo algunos puntos importantes a tener en cuenta en el momento de preparar tu exposición:

- Adapta el contenido al público al que te vas a dirigir, ofreciéndoles contenido que les aporte valor.

- Prepara el guión, el material a entregar y recursos con suficiente antelación. No olvides editar los contenidos con uno o dos correctores autorizados en la materia.

- Recuerda que usar un tono franco, directo y cálido predispone positivamente al público.

- Procura ser creativo e innovador a la hora de exponer la idea. Los recursos tecnológicos pueden ser de gran ayuda en ese aspecto.

- Construye un texto con frases no demasiado extensas ni giros complicados. Ser directo y breve es un punto que puede jugar a favor, especialmente en las conferencias virtuales. Utiliza un vocabulario que no incluya demasiados tecnicismos.

- Cierra la presentación con un concepto que invite a la reflexión y permita la identificación del auditorio. Esto ayudará a que la disertación logre el impacto emocional esperado.

- Al finalizar, toma en cuenta todos los aportes recibidos a través de comentarios de tus colaboradores, patrocinadores, clientes y público en general.

Estructura la ponencia

La estructura de una ponencia puede variar según el tema a tratar, el público al que se dirige y el tiempo disponible. Sin embargo, aquí te presento una estructura básica que puedes adaptar a tus necesidades

Introducción

- Introducción: Es el momento de presentarte al público, explicar quién eres y qué experiencia o conocimientos tienes sobre el tema que vas a tratar. En esta parte también debes introducir el tema de tu ponencia y explicar por qué es relevante. Comienza con una frase impactante o una historia que capte la atención del público, seguida de tu presentación. Es recomendable establecer una conexión con el público y crear un ambiente cómodo y agradable.

- Objetivos: En esta sección debes explicar cuáles son los objetivos que persigues con la ponencia: informar, persuadir, motivar, entre otros. Por ejemplo, si el objetivo es informar, debes asegurarte de que la información sea clara, precisa y comprensible para todos los asistentes.

Desarrollo

- Contenido: Es la parte central de la ponencia y es donde debes exponer tus ideas de forma clara y coherente. Para ello, es recomendable que dividas el contenido en varias secciones o sub temas, para que el público pueda seguir el hilo conductor de tu exposición.

Utiliza ejemplos, anécdotas, gráficos y otros recursos visuales para ilustrar tus puntos de vista. Es fundamental que la exposición sea clara, concisa y se adapte al tiempo disponible.

- Conclusiones: Es la parte donde resumirás los puntos principales de tu exposición. Refuerza los objetivos de la ponencia y deja en claro cuál es la idea principal que quieres transmitir. Por otra parte, es importante brindar recomendaciones o acciones que los asistentes puedan llevar a cabo después de la ponencia.

Conclusión

- Cierre: Agradece al público por su atención y resumen los puntos principales de la ponencia. Si lo deseas, también puedes ofrecer algún tipo de material adicional o recurso para que los asistentes puedan profundizar en el tema. Al finalizar, deja una impresión positiva en los asistentes y recuérdales el valor de la información que has compartido con ellos.

- Preguntas y respuestas: Deja un espacio para que los asistentes puedan hacer preguntas o aclarar dudas. Asegúrate de responder a todas las preguntas de manera clara y precisa, y de mantener una actitud abierta y receptiva.

Algunos aspectos a tener en cuenta en relación con el sonido y la voz

Cuando se trata de dar una disertación, es importante tener en cuenta la calidad del sonido y de la voz, ya que esto afectará la capacidad del público para escuchar y entender el mensaje que se está transmitiendo. Estos son algunos aspectos a tener en cuenta en relación con el sonido y la voz en una disertación:

- Es importante que el orador proyecte su voz para que llegue a todo el público. Esto se puede lograr respirando profundamente antes de hablar y hablando desde el diafragma en lugar de la garganta. Es importante hablar en un tono claro y audible.

- El orador debe hablar a un ritmo adecuado, ni demasiado rápido ni demasiado lento. Si se habla demasiado rápido, el público puede perder el hilo del discurso, y si se habla demasiado lento, se corre el riesgo de aburrir al público.

- Es importante hacer pausas en el discurso para permitir que el público procese la información y para enfatizar puntos importantes. Las pausas también pueden ayudar al orador a controlar su respiración y su ritmo de habla.

- El orador debe hablar a un volumen adecuado para la audiencia y el entorno en el que se está dando la disertación. Si el orador habla demasiado fuerte, puede ser abrumador para el público, y si habla demasiado bajo, puede ser difícil de escuchar.

- Si se está usando un micrófono, es importante ajustarlo correctamente y probarlo antes de empezar la disertación. El orador debe saber cómo mantener una distancia adecuada del micrófono y cómo hablar en la dirección correcta para asegurarse de que su voz se escuche claramente.

- Para evitar distracciones innecesarias, el orador debe asegurarse de que no haya ruidos de fondo, como teléfonos celulares, timbres o conversaciones en segundo plano. Se recomienda desactivar los mensajes de texto y las notificaciones del teléfono celular antes de la disertación.

- Es importante que el orador hable con entusiasmo y energía. Esto no solo hará que la disertación sea más interesante para el público, sino que también ayudará al orador a mantener la atención y el enfoque.

A continuación, te sugiero dos charlas muy interesantes sobre cómo utilizar la voz para persuadir y conseguir transmitir tus ideas de forma eficiente:

(Incluye subtítulos en español)

Cómo controlar el lenguaje no verbal

Cuando se trata de dar una conferencia, es importante que el orador controle su lenguaje no verbal para proyectar una imagen confiada y segura y para asegurarse de que el mensaje se entregue de manera efectiva. Aquí hay algunos consejos que pueden ayudar al orador a controlar su lenguaje no verbal durante una conferencia:

- La postura es un factor importante del lenguaje no verbal y puede transmitir confianza y autoridad. Es importante que el orador mantenga una postura erguida y equilibrada, lo que puede ayudar a proyectar confianza.

- Mantener contacto visual con la audiencia es importante para establecer una conexión y demostrar interés. Se debe evitar mirar hacia abajo o hacia otro lado por largos periodos de tiempo y en su lugar mantener contacto visual con la audiencia.

- Los gestos excesivos o nerviosos pueden distraer a la audiencia del mensaje principal. Se recomienda tratar de mantener los gestos bajo control y utilizar solo aquellos que sean necesarios para enfatizar los puntos clave.

- Las expresiones faciales pueden transmitir emociones y sentimientos a la audiencia. El orador debe utilizar expresiones faciales apropiadas que sean coherentes con el mensaje que se está transmitiendo.

- El movimiento excesivo o inquieto puede distraer a la audiencia. Es preciso mantener los movimientos bajo control y utilizar solo aquellos que sean necesarios para apoyar el mensaje.

Beneficios de organizar una conferencia

Organizar una conferencia puede ofrecer numerosos beneficios tanto para los organizadores como para los participantes. Estos son algunos de ellos:

- Difusión de conocimientos y experiencias: Las conferencias permiten a los expertos compartir su conocimiento y experiencia con un público amplio y diverso. Esto ayuda a los asistentes a adquirir nuevas habilidades, descubrir tendencias emergentes y desarrollar perspectivas innovadoras en su campo.

- Oportunidades de networking: Los eventos de este tipo son excelentes para conocer a personas con intereses similares. Los asistentes pueden establecer conexiones valiosas con profesionales, empresas e instituciones, lo cual puede ser beneficioso para sus carreras o proyectos.

- Promoción de productos o servicios: Las conferencias son una plataforma eficaz para que patrocinadores y expositores muestren sus productos o servicios a un público objetivo, recibiendo además retroalimentación directa.

- Aumento de visibilidad y reputación: Al organizar una conferencia, la organización anfitriona puede mejorar su visibilidad y reputación, posicionándose como líder en su sector. Esto puede atraer nuevos miembros, clientes o socios estratégicos.

- Generación de ingresos: Las conferencias pueden ser una fuente de ingresos significativa a través de la venta de boletos, patrocinios, exhibiciones y acuerdos de asociación.

- Inspiración para los asistentes: Los oradores y presentadores pueden compartir historias y experiencias que motiven e inspiren a los participantes a avanzar en sus propios proyectos y objetivos.

- Fomento de la colaboración interdisciplinaria: Las conferencias suelen reunir a profesionales de diversas disciplinas, lo que facilita el intercambio de ideas y la colaboración interdisciplinaria, fomentando la innovación y la creatividad.

- Desarrollo de habilidades organizativas y de liderazgo: Organizar una conferencia requiere planificación y gestión, lo que ofrece a los organizadores la oportunidad de desarrollar habilidades en estas áreas, así como en liderazgo y resolución de problemas.

- Actualización profesional: Las conferencias brindan la oportunidad de mantenerse al día con los últimos avances y desarrollos en un campo específico, lo que es crucial para el crecimiento y la competitividad profesional.

- Creación de una comunidad: Las conferencias pueden ayudar a construir y fortalecer una comunidad en torno a un tema o campo de interés común, proporcionando un sentido de pertenencia y apoyo entre los participantes.

- Potencial para impacto social: Algunas conferencias abordan temas de importancia social o global, contribuyendo a la sensibilización y el desarrollo de soluciones para problemas críticos.

- Acceso a recursos exclusivos: Los asistentes a conferencias a menudo tienen acceso a materiales exclusivos, publicaciones y recursos adicionales que pueden ser valiosos para su desarrollo profesional y personal.

- Reconocimiento y premiación: Las conferencias pueden incluir ceremonias de premiación y reconocimiento, destacando logros sobresalientes y motivando a los participantes a alcanzar nuevos niveles de excelencia.

- Desarrollo y retención de talento: Organizar una conferencia puede ser una excelente herramienta para el desarrollo profesional continuo y la retención de talento. Ofrecer a los empleados la oportunidad de asistir y participar en conferencias puede aumentar su satisfacción y compromiso con la empresa.

- Atracción de nuevos colaboradores: Las conferencias pueden servir como una plataforma para mostrar la cultura y el ambiente de trabajo de la organización, atrayendo a potenciales nuevos empleados interesados en unirse a una empresa dinámica y en constante crecimiento.

Organizar una conferencia no solo es una oportunidad para transmitir conocimiento, sino también para inspirar, conectar y empoderar al público, creando un espacio invaluable para el intercambio de ideas y el crecimiento personal y profesional.

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Daniela Sánchez Silva©