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Cómo definir la estructura organizativa de un congreso

A la hora de organizar un congreso es importante definir la estructura organizativa que se ocupará de las diferentes áreas.

El organigrama de un congreso es un diagrama que muestra la estructura organizativa del congreso. Este puede incluir información sobre los diferentes departamentos o comités del congreso, así como sobre los cargos y las responsabilidades de las personas que trabajan en cada uno de ellos.

Esta herramienta sirve para comprender cómo funciona el congreso y quién es responsable de qué tarea. Además, también es útil para los organizadores del congreso, ya que les permite planificar y asignar tareas de manera más efectiva, y para los participantes del congreso, ya que les ayuda a comprender la estructura organizativa del evento y quiénes son las personas clave a las que deben dirigirse en caso de tener alguna consulta o inquietud.

El organigrama muestra la relación entre los diferentes comités y sub-comités, así como los roles y responsabilidades de los miembros del comité organizador, el equipo de logística, el equipo de comunicación, entre otros.

El organigrama de un congreso ayuda a visualizar la estructura y organización del evento, y es útil para garantizar una coordinación eficiente y efectiva entre los diferentes grupos y departamentos involucrados en la organización del congreso.

Pasos generales que puedes seguir a la hora de crear la estructura organizacional de un congreso

1. Determina los objetivos y el alcance antes de planificar el evento: Es fundamental que los objetivos y el alcance de la conferencia se encuentren previamente definidos. Esto te ayudará a determinar qué elementos son importantes para el evento y cómo deben organizarse.

2. Identifica a los miembros clave del equipo: El equipo organizador es crucial para el éxito del congreso. Identifica a las personas que estarán a cargo de las diferentes áreas del evento, tales como: logística, planificación, publicidad, etc.

3. Crea una lista de tareas: Proporciona información detallada sobre todas las tareas que deben realizarse mediante un cronograma detallado. Este deberá incluir tareas relacionadas con la planificación, campañas, logística, etc.

4. Asigna responsabilidades: Asigna cada tarea a un miembro clave del equipo o grupo de trabajo. Asegúrate que cada persona y/o equipo comprenda claramente sus responsabilidades.

5. Establece fechas de vencimiento: Determina un calendario con fechas de vencimiento para cada tarea. Los plazos deberán ser realistas y tener suficiente margen de tiempo para hacer ajustes si es necesario.

6. Crea un diagrama de flujo: Usa un software de diagramación o una hoja de cálculo para crear un diagrama de flujo que muestre cómo se relacionan entre sí las diferentes tareas y responsabilidades.

7. Revisa y ajusta: Revisa el organigrama regularmente y haz los ajustes necesarios.

Recuerda que un organigrama bien diseñado es una herramienta invaluable para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas y logre los objetivos deseados.

Un organigrama de un congreso es un diagrama que muestra la estructura organizativa y jerárquica de un congreso o reunión.

La organización en comités

Dada la envergadura e importancia de un congreso, su estructura organizativa estará conformada de acuerdo al tipo de características propias de la temática a desarrollar, y estará integrada por varios comités.

Este tipo de organización tiene la ventaja de la especialización de tareas, y al mismo tiempo, facilita el trabajo interdisciplinario al permitir la interacción entre varios grupos de trabajo.

Para dar un ejemplo de cómo armar un comité, se puede tomar el caso de un congreso internacional con el siguiente organigrama:

➛ Presidente

➛ Vicepresidente

➛ Secretario

➛ Miembros y Coordinadores

A mayor tamaño e importancia, mayor número de comités o coordinadores a cargo de las diferentes áreas del congreso.

Los diferentes comités se diferencian por sus funciones. Algunos de los comités principales pueden ser:

Comité organizador

Es el responsable de la gestión del evento y está integrado por personas de notable relevancia dentro del sector temático al que se refiere el evento. Es el encargado de lograr los objetivos previamente establecidos y marcar las diferentes pautas de trabajo.

Sus principales tareas son:

- Definir el objetivo del congreso, orientando todas las actividades planificadas hacia su logro.

- Definir la temática. Esta debe ser atractiva e interesante para la audiencia a la que va dirigido el congreso.

- Seleccionar el lugar. El comité organizador debe seleccionar el lugar del congreso, asegurándose de que sea accesible para los asistentes y que tenga suficiente capacidad para albergar al número previsto de participantes.

- Diseñar el programa atractivo y bien estructurado, que incluya presentaciones, ponencias, talleres y actividades sociales.

- Promover el congreso en diferentes canales de comunicación, como redes sociales, correo electrónico y sitios web especializados, para lograr el mayor alcance y aumentar la asistencia.

- Identificar y seleccionar los ponentes que participarán en el congreso, buscando a los más destacados y reconocidos en la temática del evento.

- Evaluar el congreso, recopilando información de los participantes y analizando los resultados de las encuestas, para identificar áreas de mejora y poder planificar futuras ediciones del evento.

Comité de honor

Es un órgano político cuya función es brindar apoyo y contención al evento, integrado por personalidades administrativas y de prestigio del sector al que se dedica el evento.

Sus principales tareas son:

- Dar prestigio y atraer la atención de la comunidad científica o profesional, lo que puede ayudar a aumentar la asistencia.

- Aportar su experiencia y conocimiento, lo que significa que pueden aportar su experiencia y conocimiento al congreso.

- Promocionar el congreso. Los miembros suelen tener una amplia red de contactos en su área de trabajo, lo que significa que pueden ayudar a promocionar el congreso a través de su propia red.

- Participar en el programa. A menudo, los miembros son invitados a participar en el programa del congreso, ya sea como ponentes o como moderadores de mesas redondas.

- Asistir a la ceremonia de apertura. Los miembros del comité de honor suelen ser invitados a la ceremonia de apertura del congreso, donde pueden pronunciar discursos o mensajes de bienvenida.

- Trabajar con el comité técnico: En el caso de un congreso científico-técnico, ambos comités se deberán encargar de:

Definir las áreas temáticas en las que se dividirá el congreso, asegurándose de que sean relevantes y estén relacionadas con la temática general del evento.
Establecer las directrices para las presentaciones de trabajos, incluyendo las normas de formato, los plazos y los requisitos de contenido.
Evaluar los trabajos presentados por los participantes del congreso, asegurándose de que cumplan con los criterios establecidos previamente.
Seleccionar las presentaciones y ponencias que serán presentadas durante el congreso, asegurándose de que sean de alta calidad y estén relacionadas con las áreas temáticas establecidas.
Coordinar las presentaciones y actividades previstas durante el congreso, asegurándose de que se desarrollen según lo previsto y sin problemas técnicos.
Proporcionar retroalimentación a los autores de los trabajos presentados, incluyendo sugerencias para mejorar su contenido y presentación.

La gestión de la presentación de trabajos en un congreso científico-técnico puede variar según las normas y prácticas específicas de cada evento. Sin embargo, esta es una guía general sobre cómo se suele gestionar este proceso:

1. Convocatoria: El congreso científico emite una convocatoria abierta para la presentación de trabajos. Esta convocatoria suele incluir los temas de interés, los requisitos de presentación (formato, estructura, longitud, etc.), las fechas límite y las pautas para enviar los trabajos.

2. Envío de resúmenes o trabajos completos: Los investigadores interesados en participar deben enviar un resumen o, en algunos casos, el trabajo completo a través del sistema de gestión del congreso. El resumen debe incluir los objetivos, la metodología, los resultados y las conclusiones del estudio. Es posible que también se solicite información sobre los autores y su afiliación institucional.

3. Evaluación por pares: Los resúmenes o trabajos completos enviados suelen ser evaluados por pares, es decir, por expertos en el campo de estudio relevante. Estos revisores analizan la calidad científica, la originalidad y la relevancia del trabajo. Basándose en esta evaluación, los organizadores del congreso toman decisiones sobre la aceptación o rechazo de los trabajos.

4. Comunicación de resultados: Una vez que los trabajos han sido evaluados, los organizadores del congreso notifican a los autores si sus trabajos han sido aceptados para su presentación oral o en formato de póster. En esta comunicación, también se proporcionan instrucciones sobre cómo preparar la presentación y los requisitos técnicos para el congreso.

5. Preparación de la presentación: Los autores aceptados deben preparar su presentación según las pautas proporcionadas. Esto puede incluir la creación de diapositivas, la preparación de un póster impreso o digital, o la preparación de un video si el congreso es virtual. Es importante asegurarse de seguir las instrucciones y cumplir con los requisitos de tiempo asignado para la presentación.

6. Presentación en el congreso: Durante el evento, los autores tendrán la oportunidad de presentar sus trabajos ante una audiencia. Esto puede ser en forma de presentación oral, en la que se utilizan diapositivas para respaldar la exposición, o mediante la exhibición de un póster en un espacio asignado. Los autores deben estar preparados para responder preguntas y participar en discusiones relacionadas con su trabajo.

Ejemplo de flyer (convocatoria de trabajos científicos)

Comité técnico

Es el órgano encargado de la coordinación y contratación de los diferentes servicios de alojamiento, transporte, transfer, servicios en sede, auxiliares, viajes, catering, aspectos legales y logísticos, entre otras tareas. Además, puede contratar un agente de turismo oficial para determinados servicios si el tamaño del congreso así lo requiere.

Sus principales tareas son:

- Planificar el funcionamiento del lugar, asegurándose de que tenga las instalaciones y los recursos necesarios para llevar a cabo el congreso.

- Planificar la logística, incluyendo la disposición de las salas, la distribución de los materiales y el transporte de los participantes.

- Coordinar la instalación del equipamiento técnico necesario para el evento, como equipos de sonido, iluminación y pantallas.

- Supervisar el registro de los participantes y controlar que se lleve a cabo de manera ordenada y eficiente.

- Coordinar la alimentación y hospedaje de los participantes, asegurándose que se cumplan con los estándares de calidad requeridos.

- Planificar las actividades sociales del congreso. El comité debe planificar y coordinar las actividades sociales, como cenas y eventos culturales.

- Supervisar la limpieza y mantenimiento del lugar del evento, asegurándose de que se mantenga en buen estado durante todo el evento.

- Diseñar y producir materiales promocionales como folletos, carteles y anuncios.

- Promocionar el evento en línea y llegar a un público más amplio.

- Coordinar la participación de patrocinadores y expositores, procurando que tengan la exposición y el espacio adecuados para presentar sus productos y servicios.

- Gestionar la venta de entradas, garantizando que el proceso sea fácil y accesible para los participantes.

- Crear y mantener un sitio web para el congreso, proporcionando información detallada sobre el evento y facilitando la inscripción en línea.

- Coordinar la prensa y publicidad del evento en medios locales, regionales o nacionales, asegurándose de que se llegue a un público amplio y relevante.

Comité ejecutivo

Tiene a su cargo la ejecución de los lineamientos emitidos por el Comité Organizador, contratando una organización profesional para la organización de eventos en el caso de un evento de gran magnitud e importancia. Está integrado por representantes locales de la entidad que organiza el evento.

Sus principales tareas son:

- Planificar el presupuesto definiendo los costos y los ingresos esperados, y estableciendo las prioridades y los objetivos financieros.

- Establecer la estructura organizativa y definir las diferentes áreas y las responsabilidades de cada una.

- Seleccionar al equipo organizador, asegurándose de que tenga las habilidades y la experiencia necesarias para llevar a cabo el evento.

- Identificar a los patrocinadores y establecer una estrategia para su captación y definiendo los beneficios que se les ofrecerán.

Coordinación entre cada equipo de trabajo

La confección de un organigrama le brinda a los organizadores un control efectivo sobre el evento, ya que ofrece una descripción general de todas las tareas y responsabilidades.

A fin de trabajar de forma eficiente, los comités deberán informar de su actuación al comité organizador que coordinará las tareas y se encargará de las tareas de prensa y difusión de la actividad

Por otra parte, un organigrama claro y detallado ayuda a garantizar que todos los miembros del equipo entiendan claramente sus responsabilidades y cómo su trabajo se relaciona con el trabajo de los demás. Al mismo tiempo, permite gestionar reuniones de forma más eficaz, reduciendo el estrés y los errores.

Una correcta organización le permite a los organizadores visualizar tareas y responsabilidades de manera clara y detallada para que puedan tomar decisiones informadas sobre cómo mejorar el evento.

En conclusión, el organigrama de un congreso es un elemento clave para garantizar una buena planificación y ejecución, así como para alcanzar los objetivos propuestos.